Apprendre à utiliser OHME pour gérer votre base de données
Public
Bien identifier les salariés et/ou administrateurs mobilisés :
- Associations
- Fondations
- Fonds de dotation
- Fédérations
- Collectivité
- Syndicat
- Club de sport
- Communauté religieuse
- Société coopérative
- ESPIC
- EPCI/ EPCA
- Groupement d'intérêt public
- Groupement d’intérêt économique
Profils de salariés / Administrateurs mobilisés :
- Fondateur, Directeur de l’asso qui ne vont pas forcément utiliser le CRM par
la suite mais qui en ont besoin pour travailler sur la stratégie de leur
structure
- Salariés qui ont plusieurs fonctions au sein de la structure, et débutants ou
confirmés
- Salariés qui travaillent sur le volet marketing et qui ont des connaissances
en matière de digital
- Comptables internes ou prestataires qui saisissent les dons reçus
Recommandation
s techniques
Si formation en distanciel:
- 1 ordinateur / participant
- Activer son compte utilisateur OHME
+ Si formation en présentiel :
- Avoir un vidéo projecteur
Prérequis
Aucun pré-requis demandé
DISPOSITIONS
PRATIQUES
Effectif maximum : 5 participants / session
Partie 1: La gestion des contacts (4,5h)
Dont 2,5 heures de formation magistrale + 2h d'exercices pratiques
Partie 2 : La gestion des transactions financières (4,5h)
Dont 2,5 heures de formation magistrale + 2h d'exercices pratiques
Modalités et délai
d’accès
Inscription via notre bulletin d’inscription, par mail ou téléphone : au minimum 15
jours avant le démarrage de la session
Présentation
générale
(problématique, intérêt)
Problématiques :
- Inciter les salariés d’une association à utiliser OHME comme leur outil de
travail indispensable
- Montrer la valeur ajoutée de OHME VS fichier excel aux futurs utilisateurs
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Version 1 du 01/12/2023
- Maintenir une base de données à jour
- Exploiter sa base de données
Objectifs
Les objectifs permettent d’identifier les connaissances, capacités, habiletés
comportementales que les participants devront avoir acquises à l’issue de la
formation :
1- Alimenter, structurer, nettoyer et centraliser ses données de contacts et de
paiements pour faciliter la gestion globale de son activité : Comprendre l’usage et le
fonctionnement des différents tableaux, ainsi que le vocabulaire utilisé sur
OHME(groupes,segments, étiquettes, source de paiement,...) et leur usage pour
alimenter, structurer et gérer sa base de données.
2- Faciliter la transparence d’informations entre utilisateurs.
3-Segmenter sa base de données en définissant les critères de segmentation
préalablement et en utilisant la recherche avancée de OHME pour mieux :
- communiquer avec ses contacts et les structures
- enregistrer et partager des listes toujours à jour de contacts/structures à
tous les utilisateurs
- exploiter ses données à des fins statistiques
4- Suivre comptablement ses transactions
5- Définir de nouvelles procédures de travail entre les collaborateurs afin qu’ils
adoptent pleinement OHME et prennent en main l’outil
6- Autonomiser les utilisateurs à l’usage de OHME pour que OHME devienne leur
outil de travail.
7- Réduire les tâches chronophages en optimisant l’utilisation de certaines
fonctionnalités pour que les salariés consacrent leur temps à des tâches ayant plus
de valeur ajoutée.
8- Sécuriser les données de votre base (éviter les risques de suppression, de
modification,...)
9- Analyser sa base de données
Contenu de la
formation
Programme détaillé :
Partie 1 (4.5h) Gestion des contacts (+ exercices intégrés tout au long de la
formation)
1- Gestion des contacts
- Présentation d’une fiche contact et de ses onglets (champs personnalisés,
étiquettes, archivage des contacts, liaisons, groupe, segment)
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Version 1 du 01/12/2023
- Présentation du tableau des contacts (actions possibles, configuration du
tableau)
- La gestion des doublons
- Ajouter un contact manuellement / Mettre à jour un contact
- Ajouter des contacts via l’import / Mettre à jour des contacts
2 - Gestion des structures
- Présentation d’une fiche structure et ses onglets
- Rattachement contacts / structures
- Ajouter une ou des structures
3- Les interactions
- Les intéractions automatiques
- Créer des intéractions sur-mesure
- Ajouter des interactions à un ou plusieurs contacts
- Segmenter des contacts sur des critères d’interactions
- Importer des interactions
4- La recherche avancée pour segmenter
- Recherche avec un critère
- Recherche multi-critères
5- Communiquer avec ses communautés
- Connecter sa solution emailing à OHME (correspondanc des champs, import
/ mise à jour de contacts depuis l’application)
- La connexion segment/ liste
- Publipostage (créer un modèle, générer un courrier pour plusieurs
personnes)
6- Les statistiques
- Créer une vue statistique
- Créer des blocs statistiques (exemple de blocs sur les contacts)
Partie 2 (4.5h) La gestion des transactions financières (+ exercices intégrés tout
au long de la formation)
1- Définition des différents paiements
- Classement des paiements par type et par régularité
- Paramétrer les paiements (étiquettes, champs personnalisés, sources,
adhésions)
2- Ajouter des paiements
- La saisie rapide
- La saisie multiple
- La saisie à ventiler
- L’import
3- Ajouter un engagement
- Saisie rapide
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- Import
4- Segmenter sur le tableau des contacts à l’aide de critères de paiements
5- Connecter OHME à une solution de paiement
- Intérêt de la connexion
- Configurer la connexion (correspondance des champs, choix des formulaires
à remonter)
- Retrouver des paiements provenant d’une application
6- Gestion des reçus fiscaux sur OHME
- Comprendre le fonctionnement des reçus sur OHME
- Paramétrer les reçus fiscaux
- Générer des reçus de paiements et d’engagements
- Envoyer des reçus fiscaux
7- Générer les bordereaux de remise de chèques
8- Présentation du module de comptabilité
- Configurer sa nomenclature comptable
- Configurer son export comptable
- Paramétrer les lots comptables
- Faire un export comptable
- Générer un n° de lot
9- Les statistiques
- Faire des statistiques de paiements (suivi de collecte)
- Créer un suivi de campagne
10- Organiser son travail avec OHME
- Personnaliser la vue de sa page d’accueil
- Utiliser le support de OHME et la rubrique d’aide
- Configurer les droits des utilisateurs
- Les notifications
- S’organiser avec les tâches et rappels
- Connecter sa messagerie outlook / google à OHME
- La doc API
- Centraliser ses données sur OHME (ajout manuel de contacts, ajout massif
via un import, connexion aux applis)
Modalités
pédagogiques
Moyens pédagogiques :
- Adaptation des exemples au client formé
- Exercices de mise en pratique suite à une notion abordée
- Présentation powerpoint de la formation
- Utilisation de l’espace OHME de démonstration générique ou de l’espace du
client formé
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Méthodes:
- Formation magistrale avec prise de parole continue par les stagiaires tout au
long de la formation pour challenger la présentation.
- Méthode active : Exercices de mise en pratique
Modalités:
Formations en distanciel via google meet sauf à la demande du client.
Questionnaire de satisfaction suite à la formation à chaud.
Moyens
d’encadrement de
la formation
L’OF s’engage à adapter chaque formation aux besoins réels du stagiaire.
L’animation est basée sur une pédagogie active, avec des exercices pratiques et
personnalisés qui permettent l'ancrage en temps réel.
Cette animation s’appuie sur une alternance d’exposés théoriques et pratiques.
Vidéo-projection. Support de cours délivré à chaque participant. Travaux pratiques.
Durée
Durée totale entre 4,5h et 9 heure(s)
Dates
Nous consulter
Lieu(x)
Nous consulter
Coût par
participant
250€ HT l’heure de formation / participant soit un coût total entre 1 125€ HT et
2250€ HT par participant (tarif ajustable en fonction de l'analyse des besoins)
Accessibilité
Un entretien préalable sera mis en place pour aménager au mieux la
formation avec votre handicap.
Nos intervenants savent adapter leurs méthodologies pédagogiques en
fonction des différentes situations d’handicap.
Restauration
Pas de service restauration
Responsable de
l’action,
Contact
Inès Ohouens - ines@oneheart.fr
Formateur /trice
Mellie Reina - mellie@oneheart.fr ou Inès Ohouens - ines@oneheart.fr
Suivi de l’action
Mise en place d’outils permettant de vérifier la réalité du suivi de la formation par
les stagiaires (émargement par les stagiaires et le formateur, Attestation de stage)
Une attestation de compétences sera remis à chaque stagiaire
Evaluation de
l’action
Une évaluation de l’action (satisfaction des participants) et une autre sur le degré
d’acquisition des compétences (tests, examens, fiches d’évaluation, entretiens…)
sont réalisées :
- Évaluation des acquis sous forme de mise en situation et test théorique
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- Évaluation de la prestation de formation « à chaud » (tour de table, bilan
écrit)
- Enquêtes de satisfaction « à froid »
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