Préparez votre forum des associations

Chaque année, les villes ou les collectivités de votre département organisent un forum des associations. C’est un événement à ne pas rater lorsque vous cherchez de nouveaux bénévoles ou de nouveaux adhérents. Mais comme tout événement, ça se prépare ! 

Qu’est ce qu’un Forum des associations ? 

Alors, qu’est ce qu’on fait pendant le forum des associations ? 

C’est une journée dédiée aux associations locales qui peuvent tenir un stand pour :

• expliquer les différentes activités proposées,
• faciliter l’inscription aux cours/ateliers,
• informer sur les événements organisés dans l’année,
• recruter de nouveaux adhérents et de nouveaux bénévoles.

C’est aussi un grand moment d’échange entre associations : l’occasion de découvrir d’autres associations et de réseauter localement.

En très grande majorité, les forums ont lieu à la rentrée au mois de septembre, pour bien lancer l’année associative ! 

Comment préparer sa participation au Forum des associations ? 

Communiquer sur votre présence et la tenue de votre stand

Communiquer auprès de vos différents publics externes à l’association, de vos sympathisants

Comment faire venir des gens sans communiquer sur votre événement à l’avance ? Possible mais sacrément moins efficace ! Si des gens sont déjà potentiellement intéressés par votre association, c’est l’occasion pour vous de vous rencontrer, donc donnez-leur rendez-vous sur votre stand ! Soyez très pratico-pratique en indiquant le jour, les horaires, l’adresse du forum et éventuellement, où y trouver votre stand.

N’hésitez pas à en parler sur vos différents réseaux sociaux : c’est l’endroit où on vous retrouve le plus facilement et vous pourrez y toucher du monde. Communiquez dans votre newsletter, prévoyez pourquoi pas de l’affichage dans vos locaux.

Communiquer en interne pour impliquer vos adhérents et vos bénévoles

N’oubliez pas de faire des emails personnalisés pour vos adhérents, afin de leur montrer que leur présence n’est pas négligeable. Quel intérêt ont-ils à y participer ou à passer ?

Proposez éventuellement des plannings pour ne pas leur demander d’être présent une journée entière ! Mais ce sont souvent les adhérents qui parlent le mieux des projets associatifs, et qui donneront envie à d’autres personnes d’adhérer à leur tour. Donc impliquez-les !

Encouragez-les à communiquer sur votre présence au forum des associations dans leur sphère privée, auprès de leurs amis, de leur famille. C’est un bon moyen de toucher de nouveaux publics !

Préparer votre stand

Le but de ce forum est également de marquer les esprits ! Créez des supports comme des flyers, des cartes de visites et si vous le pouvez, encore mieux, distribuer des porte-clés ou des stylos avec le logo de votre association ! 

Pour commencer, votre stand ! Il faut le rendre attrayant.

Mettez bien en valeur votre logo, vos couleurs, il faut qu’on identifie, rien qu’en regardant votre stand quel est le nom de votre association et votre activité.

Vous pouvez bien évidemment animer votre stand en préparant si vous le souhaitez des jeux, ou des activités divertissantes. 

Si cela fait sens avec votre projet associatif, vous pouvez proposer des activités : des ateliers pour les enfants (bricolage, démonstrations) ou encore des quizz ou un jeu-concours. Cela créera de l’attrait pour votre stand. Laissez place à votre créativité sans en faire trop, car il faut aussi montrer son professionnalisme. 

Le jour J 

Si vous le pouvez, faites en sorte que vos bénévoles soient facilement identifiables dans le forum, par exemple à l’aide de tshirts de la couleur de votre association.

Définissez un rôle propre à chacun durant le forum pour une meilleure organisation. Par exemple deux d’entre vous s’occupent des démonstrations, pendant que d’autres proposent du café, du jus, en répondant aux questions posées par les participants. Définissez bien à l’avance les marches à suivre, par exemple comment récolter une adhésion (en ligne, sur un formulaire papier), où trouver les tarifs, où trouver les plannings ou le calendrier d’évènements ; mais aussi toutes les conditions nécessaires à une adhésion (certificat médical, etc).

Pour gagner du temps lors de l’adhésion, n’hésitez pas à proposer aux intéressés d’adhérer directement en ligne si vous avez un ordinateur portable ou une tablette. Cela vous gagnera beaucoup de temps !

Prévoyez de quoi récolter des adresses email pour informer les sympathisants, les remercier, voire les recontacter. Cela peut être via l’inscription newsletter directement sur votre site à l’aide d’une tablette par exemple. Vous pouvez les ajouter directement sur OHME en ajoutant une interaction de type Rencontre au Forum des Associations par exemple. Cela vous permettra de connaître le point d’entrée du contact en question, et de pouvoir en adapter la communication.

Quels objectifs donner à votre association pendant ce forum ?

Un forum demande de l’investissement, particulièrement en temps, il est donc important de le transformer en réussite pour votre association !

Les Forums des associations sont des événements clés dans le secteur associatif. On y trouve différents domaines que ce soit l’éducation, le sport, l’écologie… Les citoyens ont un large choix, c’est pourquoi il faut bien se démarquer ! 

Le premier objectif est de faire gagner en visibilité à votre cause ou votre projet associatif. Cela va permettre de sensibiliser ou de faire connaître une activité. Ensuite, l’objectif est surtout de recruter un maximum de nouveaux adhérents ou de nouveaux bénévoles.

Définir des objectifs chiffrés pour votre association va permettre de booster vos équipes présentes sur place et de mieux qualifier l’efficacité de votre organisation, de votre installation. Combien de personnes souhaitez-vous toucher ? Combien d’adresses email souhaitez-vous récolter ? Combien de nouveaux adhérents visez-vous ?

Et après, le Forum des associations alors ?

Attention, ça ne s’arrête pas au Forum ! Vous pouvez largement communiquer sur votre présence au Forum, en valorisant l’intérêt qu’a suscité votre stand ou plus largement votre association. Vous pouvez poster des témoignages de vos adhérents ou de vos bénévoles pour encourager la dynamique lancée à l’occasion de cette journée.

Et puis surtout, vous avez récolté de nouvelles adresses email dans votre CRM. C’est une opportunité pour vous de relancer ces nouveaux contacts en les remerciant pour leur passage sur votre stand et en leur rappelant les différentes activités que vous proposez. Rappelez les informations importantes et partagez les liens vers vos formulaires d’adhésion. Plusieurs mois plus tard, vous pouvez relancer ce contacts s’ils n’ont pas fait suite à vos premières communications. Vous pouvez par exemple, leur envoyer les nouveaux horaires de cours, ou les nouveaux évènements à venir ! Ne négligez pas les contacts pris pendant un Forum : ils peuvent devenir un véritable vivier pour votre association !

Dans OHME, vous pouvez ajouter une interaction Rencontre au Forum des Associations à tous les contacts ajoutés ce jour-là. Vous pourrez ensuite créer un segment dédié, s’appuyant sur cette interaction pour envoyer des communications personnalisées et suivre, sur le long terme, l’engagement de ces contacts. À vous de jouer !

Vous l’avez bien compris, le forum des associations est un événement clé pour booster votre association, particulièrement sur ce temps-fort de la rentrée. Démarquez-vous en préparant au mieux votre stand et votre communication, et montrez le dynamisme de votre équipe pendant toute la journée ! Vous en récolterez les fruits toute l’année !