Petit guide pratique pour former un nouvel utilisateur sur OHME

Vous accueillez une nouvelle recrue ? Bénévole ou employé, on sait que les débuts dans un nouvel environnement demandent pas mal de concentration. On demande souvent de se former vite et bien aux nouveaux process et aux nouveaux outils.
Côté CRM, rassurez-vous, OHME a été conçu pour être facile à prendre en main. Alors avec un peu de bonne volonté et l’accès aux ressources d’aide sur la plateforme, cela prendra peu de temps à votre collaborateur pour comprendre comment il va pouvoir utiliser OHME.

Pour vous faciliter la tâche lorsque vous lui expliquerez comment vous utilisez OHME dans votre association, on a listé les principales étapes à suivre pour initier votre nouvel utilisateur en douceur.

Ce nouvel utilisateur, on va l’appeler Tom !

1ère étape : Commençons par le commencement, pourquoi se former sur OHME ?

Rien de plus concret que de se rendre directement sur la plateforme pour la découvrir et mieux l’appréhender ! Si vous savez déjà que votre nouvel utilisateur, Tom donc, n’aura pas besoin de toutes les fonctionnalités, vous pouvez déjà définir ses droits utilisateurs pour ne pas l’encombrer. Toutes les fonctionnalités ou données qu’il n’aura pas à utiliser, il ne les verra pas ; et ça ne peut que l’aider à y voir plus clair.
Par exemple, si Tom est stagiaire en communication, peut-être n’a-t-il pas besoin d’avoir accès aux paramètres liés aux reçus fiscaux ou à la comptabilité, ni même au paramétrage des solutions partenaires, etc. Moins il en aura, mieux il s’en sortira ! Et vous pourrez toujours modifier ses droits plus tard si Tom prend du galon ! 😉

Ensuite, n’hésitez pas à lui donner des éléments de contexte. Pour bien utiliser un outil, il faut d’abord comprendre pourquoi on l’utilise ! Vous pouvez par exemple lui expliquer pourquoi vous avez choisi OHME, à quel besoin spécifique ou à quel enjeu plus global de votre association il répond. Partez du principe qu’il n’a jamais utilisé de CRM de sa vie, et encore moins un CRM dédié aux associations !

Une fois que Tom a bien compris à quoi sert cet outil dans votre association, c’est le moment de mettre les mains dans le cambouis.

2ème étape : Les fonctionnalités de base de OHME

Le plus simple ensuite est de lui montrer les principales sections de la plateforme, puis de lui montrer comment il peut la personnaliser à sa propre utilisation. Cela passe le choix des colonnes par exemple, afin qu’au premier coup d’œil, il ait accès aux champs qu’il utilisera le plus souvent.

Pendant vos explications, n’hésitez pas à lui partager les bonnes pratiques que vous avez acquises avec le temps (par exemple, le segment que vous utilisez fréquemment qui vous simplifie la vie, l’ajout en masse d’interactions…).
Vous avez sûrement pris des habitudes en équipe, défini certains process donc n’oubliez pas de les partager avec Tom ! Vous avez déjà peut-être des guidelines d’équipe qui joueront le rôle de récapitulatif, avec les choses à faire ou à ne pas faire (ex : les noms de familles sont inscrits en majuscules, l’obligation de rentrer les adresses postales, la liste de vos groupes de contacts, etc).

1-Présentation des contacts

Commencez par présenter le tableau des contacts et les principales actions qui sont liées aux contacts.

• Comment ajouter un contact : quelles informations sont obligatoires à l’ajout d’un contact pour votre association ?
• Présentez la fiche contact : les champs natifs, les champs personnalisés, les étiquettes
• Expliquez la différence entre un contact et une structure
• Présentez l’outil de recherche avancée ; et si vous sentez que Tom suit bien vos explications, présentez-lui les segments que vous utilisez au quotidien
• Montrez les différentes Actions : modifier en masse, envoyer un email, supprimer, ajouter une étiquette etc

Pratique : tous les tableaux étant construits de la même manière sur OHME, cela vous fera gagner du temps sur les explications suivantes !

2-Présentation des paiements

N’hésitez pas à lui expliquer la différence entre les différents types de paiements reçus par votre association, et quels enjeux sont les vôtres autour de ces paiements.

• Comment ajouter un paiement manuellement ?
• Comment rechercher un paiement ?
• Présentez les règles à respecter si vous souhaitez émettre des reçus fiscaux

3-Présentation des interactions

Le niveau se corse un petit peu en général lorsqu’on arrive aux interactions ! Pas de panique, montrez-lui hyper concrètement ce que vous gérez comme types d’interactions dans votre association. Plus vous serez concrets, plus ce sera clair ! N’hésitez pas à expliquer aussi l’objectif qui se cache derrière le suivi de ces interactions : pourquoi garder l’historique de vos échanges avec vos contacts est important !

• Comment fonctionnent les interactions : les catégories, types et libellés choisis par votre équipe ?
• Comment ajouter manuellement une interaction sur un contact ? sur plusieurs ?
• La différence entre interactions manuelles et automatiques (si vous avez connecté des applications)
• Comment choisir entre la recherche dans la tableau de contacts ou dans le tableau d’interactions ?

3ème étape : Le rassurer sur les ressources à disposition

Si Tom commence à froncer les sourcils, c’est que ça fait beaucoup d’informations ! Et on le comprend ! Mais pas de panique, c’est le moment de rassurer votre nouveau collaborateur : il y a tout un tas de ressources à disposition.

• La FAQ, hyper dense : il lui suffit de taper un mot-clé pour trouver des réponses à ses questions
• Les vidéos tutorielles : pour bien comprendre pas à pas comment fonctionne telle fonctionnalité
• Les webinaires passés et à venir
• Les articles de blog : s’il a notamment besoin d’un point de vue un peu moins opérationnel, plus stratégique (surtout si Tom est stagiaire en communication !)
• Les mini-MOOCs
• et si jamais des questions restent sans réponse, notre équipe peut répondre à vos questions à travers le support.

Notre petit conseil :

Si vous avez pas mal de turn-over, ou que vous souhaitez former de plus en plus de bénévoles à l’outil, alors on vous conseille vraiment de préparer un document de référence : les do’s and don’ts (à faire et à ne pas faire) ! Vous connaissez vos process mieux que personne, alors constituer un petit guide peut vous éviter d’oublier des informations importantes, et de limiter les erreurs de vos nouveaux collaborateurs ! Chez OHME, nous avons un petit document récap’ que l’on met à jour régulièrement et que l’on partage aux nouveaux arrivants. C’est un document de référence qui nous fait gagner pas mal de temps !

Avec ces 3 étapes, votre utilisateur aura déjà une idée plus précise de l’utilisation qu’il va faire de la plateforme.
Chez One Heart, on dit souvent que c’est en marchant qu’on apprend ; alors n’hésitez pas à lui confier quelques premières actions pour qu’il prenne la main sur OHME, tout en l’accompagnant de loin !