Le ménage de printemps dans son CRM OHME

Printemps + confinement ? C’est peut-être le bon moment pour vous de nettoyer un peu votre base.

Pourquoi nettoyer sa base de données ?

Tout simplement parce qu’au fur et à mesure, et même avec un super CRM, il peut arriver qu’on ait quelques erreurs sur sa base, des fichiers importés mal remplis, des doublons, des étiquettes attribuées par erreur !

Et cela peut mener à quelques erreurs de gestion ou bien encombrer inutilement votre compte.

On le répète souvent, tenir un CRM c’est aussi mettre en place une certaine discipline. Faire le ménage permet de réparer ces petites erreurs du quotidien, et vous assurer qu’une année sur l’autre, vous gardiez une belle base efficace.

Il arrive que vous ayez importé une base non nettoyée en commençant à travailler avec OHME, puis que vous preniez la (bonne !) résolution de tout nettoyer pour optimiser sa gestion.

Étape 0 : Avant toute chose…

Tout d’abord, avant de vous lancer, assurez-vous d’exporter toute votre base données (Communautés, Paiements). Cela vous permet d’avoir une sauvegarde si jamais il y a une perte de données lors du nettoyage ou de l’import de la base nettoyée.

Comme on dit, mieux vaut prévenir que guérir !

Pour exporter votre base, vous avez 2 clics à faire : Sélectionner tous vos contacts > Action : Exporter > Choisir le format d’export > Valider.
Vous recevrez une petite notification lorsque l’export sera fini afin de télécharger votre fichier.

Étape 1 : Faire le ménage dans les utilisateurs

Depuis le temps que vous utilisez OHME, certaines invitations envoyées à des utilisateurs sont restées sans réponse : supprimez-les ! Des utilisateurs ne font peut-être plus partie de votre organisation : supprimez-les !

Ce n’est pas la peine de vous encombrer avec des utilisateurs fantômes. Profitez-en plutôt pour vérifier si tous vos collaborateurs y ont bien accès (lorsqu’ils en ont l’utilité évidemment !) et qu’ils ne partagent pas leur accès avec quelqu’un.

On vous propose un nombre d’utilisateurs illimité dans l’abonnement, alors profitez-en !

Étape 2 : Remettre les doublons à zéro

On sait que souvent, on laisse s’accumuler les doublons repérés par le système ! Si ce n’est pas le cas : toutes nos félicitations, passez à l’étape 3. Sinon, c’est le moment de s’y mettre et d’aller enquêter sur vos potentiels doublons.

Dans OHME, rien de plus simple, cliquez sur Potentiels doublons :

Ensuite, pour chaque potentiel doublon : à vous de choisir si vous souhaitez fusionner ces contacts (et en choisir le nom et prénom une bonne fois pour toutes) ou si ce sont deux contacts à garder distinct. Ce peut être le cas par exemple pour un couple qui partage la même adresse email !

Pour toutes les étapes qui suivent, la recherche avancée sera votre meilleure amie pour détecter les anomalies de votre base. Il vous suffit de croiser les critères pour aller vérifier ce qui peut potentiellement vous manquer.

Étape 3 : Vérifier les adresses postales de vos donateurs

Vous générez des reçus fiscaux sur OHME ? Pour vous éviter un potentiel casse-têtes quand viendra l’heure de les générer, on vous propose une manip toute simple :

Assurez-vous que tous vos contacts/structures susceptibles de vous avoir fait (ou de vous faire un don) ont bien leur adresse postale remplie sur leur fiche.

Vous connaissez le proverbe ?

« Sans adresse postale, pas de reçu fiscal ! ».

Dans la recherche avancée, croisez par exemple l’étiquette Donateurs avec la requête : Adresse postale est vide.

Et bonne nouvelle, vous pouvez aussi consulter le récapitulatif de Génération dans les Paramètres de vos reçus fiscaux :

Étape 4 : Vérifier les emails manquants

Peut-être que l’email n’est pas votre moyen de contact préféré, mais si c’est le cas, et que vous envoyez des newsletters, des emailings, etc : alors n’hésitez pas à vérifier qui, parmi vos adhérents, donateurs, bénévoles, n’a pas renseigné son adresse email. Si vous ne communiquez que par email, alors ces personnes-là passent peut-être complètement à côté de vos actualités !

Dans la recherche avancée, ajouter d’abord : Email est vide, puis tous les autres critères qui vous intéressent.

Étape 5 : Rechercher les contacts n’ayant (plus ou) aucune interaction avec votre association

S’ils sont dans votre base, c’est qu’à un moment ou à un autre, vous envisagiez une « relation ». Pourquoi ne pas faire un petit tour sur ces contacts, peut-être leurs informations sont-elles mal renseignées, peut-être ne sont-ils pas catégorisés ou peut-être n’ont-ils rien à faire ici !

Ensuite, vous pouvez rechercher vos contacts avec lesquels vous n’avez eu aucune interaction depuis un certain temps. Vis-à-vis du RGPD, il y a quelques réglementations à suivre sur ce sujet :

• il faut supprimer les données personnelles des personnes de votre base de données qui sont inactives depuis 3 ans : c’est le fameux « droit à l’oubli ».
• pour les données fiscales (notamment donc pour les reçus fiscaux, si vous en envoyez) : les données sont à conserver au minimum 6 ans. C’est par exemple le cas pour les doubles des reçus qui sont remis aux donateurs pour leur réduction d’impôt. Au-delà, vous pouvez les archiver ! (+ d’infos sur : service-public.fr)

La recherche avancée devrait là encore vous donner un bon coup de pouce pour déterminer quels données de contact ou de paiement vous pouvez ou devez supprimer de votre base de données !

Edit : nous avons maintenant une fonction d’Archivage automatique pour vous faciliter le travail !

Étape 6 : Éliminer les adresses email erronées

Si vous êtes connecté à une solution emailing partenaire (Sendinblue, Mailjet ou Mailchimp), vous pouvez faire une recherche avancée depuis votre tableau de contact sur la base du critère « Nombre d’emails refusés« . Cela vous servira à détecter les contacts qui ont (très probablement) une adresse email erronée et ne reçoivent donc pas vos emails !

Si vous avez leur numéro de téléphone, c’est le moment de leur passer un petit coup de fil !

Pour aller plus vite, n’oubliez pas que vous pouvez modifier des champs en masse :
Sélectionnez plusieurs contacts, Actions > Modifier !

Étape 7 : Et enfin, nettoyez champs, étiquettes, segments, groupes inutilisés

Un dernier petit conseil, mais pas des moindres, faites un tour sur :

• vos champs personnalisés inutilisés
• vos étiquettes jamais attribuées
• vos segments et vos groupes caduques ou qui ne sont plus pertinents

Et hop hop hop on supprime tout ça pour ne pas encombrer sa base. Cela facilitera le travail à tous les utilisateurs de votre compte et limitera la marge d’erreurs.

C’est bon ? Votre base OHME sent bon le printemps ? 😉

Si besoin est, n’hésitez pas à demander une prestation de formation pour remettre à plat votre base !

Crédit photo : Pavel Danilyuk