Faites-vous ces 7 erreurs avec les reçus fiscaux de votre association ?

Les reçus fiscaux sont souvent un petit (voire gros) casse-tête et lorsqu’on fait des erreurs, le mal de tête n’est pas loin. Alors, pour vous aider à gérer vos reçus fiscaux plus sereinement, voici 7 erreurs à éviter pour que le casse-tête ne devienne pas encore plus infernal ; et surtout, surtout, que vous ne perdiez pas de temps !

1. Lancer la génération de ses reçus fiscaux, alors que les informations obligatoires du donateur ou du paiement ne sont pas complètes

Pour anticiper au maximum la génération de vos reçus fiscaux, n’hésitez pas à faire un petit point quelques semaines avant la fin de l’année en recherchant les informations manquantes à la génération de vos reçus fiscaux.

Il existe plusieurs informations obligatoires liées à au donateur, sans lesquelles vous ne pouvez pas émettre de reçus fiscaux. Parmi elles :

• Les coordonnées du donateur (adresse postale complète !)
• La date de versement du don
• Le montant du don en chiffres et en lettres
• La nature du versement (numéraire, chèque ou versement)

Ainsi, pour gagner du temps au moment de la génération des reçus, n’hésitez pas en amont à rechercher pour quels donateurs il vous manque par exemple une adresse postale, ou un paiement (exemple : date d’encaissement d’un chèque de don). Cela vous évitera, le moment venu, de courir après ces informations essentielles !

➡️ Sur OHME, pour vous faire gagner du temps, on identifie la raison de la non-génération. Lorsqu’une information manque, alors le statut du reçu fiscal indique « informations manquantes ». On peut ensuite retrouver dans la recherche avancée tous les paiements concernés, afin de les compléter ! OHME permet ainsi de ne pas générer de reçus fiscaux incorrects, sur des paiements dont les informations légalement nécessaires manquent.

2. Vouloir générer en milieu d’année des reçus fiscaux pour des engagements toujours en cours

Ah, cette erreur-là, on peut penser qu’elle est évidente, et pourtant… Les donateurs sont parfois pris d’un besoin urgent de récupérer leurs reçus fiscaux, mais attention, avant de vous engager dans une génération de reçu fiscal d’urgence, vérifiez bien les paiements concernés ! Car, pour un engagement annuel, le reçu fiscal de tous les paiements issus de cet engagement, ne pourront être générés que l’année suivante.

Imaginons que Margot vient de commencer un engagement mensuel de 5 euros à partir du 1er Mai 2021. Cela signifie qu’elle donnera 5 euros tous les mois à partir de cette date. Sachant qu’on ne sait pas si Margot arrêtera son engagement dans l’année, on ne peut pas en avance lui générer un reçu qui comporte les 5 euros des 8 mois de l’année qui suivent.

➡️ Avec OHME, le reçu fiscal de l’année se génère automatiquement à partir du 1er jour de l’année suivante, c’est-à-dire ici, 2022, ou si vous marquez un engagement comme étant terminé.

Le système de OHME es capable d’identifier que, pour le moment, aucun don n’est disponible ; et vous pouvez retrouver ces paiements non-encore éligibles, à partir de la recherche avancée : « Critères non concernés »

Soyez patients, ils vous attendent pour le début de l’année prochaine !

3. Se tromper de nature du donateur

Selon que votre donateur soit un particulier ou une entreprise, alors le taux de réduction d’impôt à appliquer ne sera pas le même. Légalement, le reçu fiscal ne comporte donc pas les mêmes mentions.

Attention, lorsque vous ajoutez un paiement qui vous a été fait au nom d’une structure, mais par un contact ! Vous pouvez choisir de rentrer ce paiement avec le nom de ce contact (personne physique), mais en tant que représentant d’une structure (personne morale) de votre base de données.

➡️ Il est possible de faire cette différenciation sur OHME, à l’ajout du paiement, dans la « nature du donateur ». Ainsi, le reçu fiscal généré sera automatiquement attribué au nom et à l’adresse de la structure en question, avec la réduction d’impôts qui en découle.

4. Générer des reçus fiscaux pour des paiements non-éligibles

Vous le savez, tous les paiements reçus par une association ne sont pas éligibles à la réduction d’impôt ! Et la difficulté est parfois de faire le tri entre les différents paiements, de bien les enregistrer, pour générer des reçus fiscaux uniquement lorsque cela est légalement possible. Ce sont généralement les dons évidemment, parfois les adhésions, mais pas la billetterie par exemple !

Il est possible que votre structure soit par exemple un club de sport et qu’elle offre une contrepartie en échange d’une adhésion. Dans ce cas, vous ne pouvez pas générer de reçu fiscal, mais vous souhaitez peut-être toujours générer des reçus fiscaux pour les dons reçus.

➡️ Pourquoi OHME pourrait être votre meilleur ami : c’est parce que la plateforme fait le tri toute seule ! L’organisation des paiements en différents tableaux (dons, adhésions, billetterie, boutique) vous permet de structurer vos paiements qui auront, selon leur typologie, un reçu fiscal généré.

🚨 Et la ventilation des paiements arrive tout bientôt sur OHME : Vous avez un chèque contenant un don et une adhésion ? Vous allez bientôt pouvoir ventiler ces paiements entre les deux types, sans ressaisir toutes les informations du paiement (notamment le numéro de chèque ;)) !
C’est dans les tuyaux !

Pour choisir ou non de générer des reçus fiscaux pour des adhésions avec contreparties, OHME vous donne le choix dans la section de paramétrages des reçus !

5. Oublier une partie des paiements reçus

Pour collecter plus, certaines associations multiplient les plateformes de collecte. En soi, pourquoi pas ! Mais attention, lorsque vient le moment de générer les reçus fiscaux, cela peut se compliquer ! Il s’agit de ne pas oublier les différents canaux, ou applications, sur lesquels votre association reçoit des dons ! Par exemple :

• les applications de collecte : helloasso, weezevent, paypal,
• les paiements reçus en direct : chèques lors d’un événement, d’une tombola, ou les dons reçus en direct (chèques, espèces, virements).

➡️ L’avantage, avec OHME, c’est que vous allez pouvoir centraliser tous les types et moyens de paiement. Les paiements reçus via des applications connectés remonteront automatiquement ! Ainsi, l’oubli de génération est limité (voire impossible !) et vous pouvez avoir une vision globale de vos paiements, et reçus fiscaux générés, quelle que soit la source du paiement !

Vous pouvez choisir, par exemple pour les paiements qui remontent depuis Helloasso, de ne pas générer de reçu fiscal sur OHME, car un reçu a déjà été généré depuis Helloasso. Par contre, vous pouvez activer la génération de reçus fiscaux pour les chèques, espèces et virements. Pratique, non ?

6. Perdre du temps en envoyant manuellement un reçu par don

Si, actuellement, vous éditez vos reçus fiscaux à la main : on image que c’est très très fastidieux. C’est ce que faisait Philippe avant dans son syndicat, et ce n’était pas vraiment un plaisir (apparemment !) :

➡️ Évidemment, vous l’avez compris : avec OHME, tout est automatisé – donc les reçus fiscaux à la main, c’est fini ! Mais vous pouvez aussi choisir entre générer un reçu fiscal pour chaque paiement et générer un reçu annualisé. Cela veut dire que si Paul fait 3 paiements de 10 euros en 2021, il n’aura pas 3 reçus fiscaux, mais bien un seul reçu fiscal de 30 euros qu’il recevra à partir de l’année suivante.

Vous pouvez choisir cette génération en un clic :

Si vous choisissez la génération annualisée, vous pouvez même avoir un récapitulatif des reçus à générer, des informations de paiements manquantes à remplir avant la génération, etc. Et une fois que tout est prêt, il ne vous reste qu’à lancer la génération pour tous vos paiements ! (Mais n’oubliez pas d’informer vos donateurs qu’ils recevront un reçu annualisé !).

7. Oublier d’envoyer les reçus fiscaux à certains donateurs

Oops ! Et oui, il arrive aussi d’oublier d’envoyer ses reçus fiscaux ! Pas toujours facile de s’y retrouver lorsqu’on envoie ça manuellement.

• Après les avoir édités, comment gardez-vous une trace des reçus fiscaux édités ?
• Sur quels contacts avez-vous envoyé un reçu fiscal ?
• Est-ce que ce reçu comporte bien tous ses paiements ?
• Est-ce que vous avez envoyé ce reçu fiscal par courrier ou par email ? Et à quelle date ?

Dur dur de garder un historique bien organisé de la gestion de vos reçus fiscaux. Et il doit sûrement arriver que certains dons passent à la trappe, et ce n’est jamais très agréable de recevoir un message d’un donateur, s’enquérant de son reçu fiscal.

➡️ Sur OHME, vous pouvez en un clic envoyer vos reçus fiscaux par mail, ou les télécharger (à plusieurs reprises si nécessaires) : 

Et le statut du reçu fiscal étant conservé dans OHME, vous pouvez, à tout moment retrouver où vous en êtes de l’envoi de vos reçus fiscaux. Pratique !

Le conseil d’Amal :

•  Suppression définitive d’un contact ou une structure :
La suppression d’un contact ou d’une structure entraîne forcément la suppression de ces paiements et donc forcément les reçus fiscaux qui découlent des paiements. C’est pour cette raison qu’OHME vous donne la possibilité de restaurer vos contacts / structures depuis le tableau Mes contacts supprimés / Mes structures supprimées, mais une fois que vous avez décidé de supprimer définitivement c’est trop tard, tous les paiements et reçus fiscaux / attestations ne seront plus existants !

•  Suppression définitive d’un paiement :
En voulant nettoyer votre base de données ou en faisant une maladresse, il peut vous arriver de supprimer un paiement sans vérifier si un reçu fiscal est présent sur la fiche de ce paiement.

OHME peut vous proposer de restaurer le paiement (s’il ne vient pas d’une application), toutefois, si vous supprimez définitivement le paiement, sa perte est totale. Nous vous conseillons donc vivement de vérifier si un reçu fiscal est présent sur la fiche de paiement !

“Avec OHME nous avons gagné un temps précieux au moment de l’édition des reçus fiscaux plus besoin de les éditer et de les poster tout est automatique et par mail et pour ceux qui l’ont perdu ils peuvent rééditer eux même le reçu.”

Philippe, SECI

Allez, on récapitule : les 7 erreurs que font les associations lorsqu’elles génèrent leurs reçus fiscaux

1. Lancer la génération de ses reçus fiscaux, alors que les informations obligatoires du donateur ou du paiement ne sont pas complètes
2. Vouloir générer en milieu d’année des reçus fiscaux pour des engagements toujours en cours
3. Se tromper de nature du donateur
4. Générer des reçus fiscaux pour des paiements non éligibles
5. Oublier une partie des paiements reçus
6. Perdre du temps en envoyant manuellement un reçu par don
7. Oublier d’envoyer ses reçus fiscaux à certains donateurs

Pour mieux gérer vos reçus fiscaux n’hésitez pas à télécharger notre livre blanc dédié :

10 règles à suivre pour gérer parfaitement vos reçus fiscaux

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Ou à tester directement sur OHME ! Sur la version gratuite de OHME, vous pouvez éditer jusqu’à 250 reçus fiscaux !