Comment mieux gérer les adhérents de son association ?

Gérer les adhérents de son association vous paraît évident. Mais comment bien le faire, et surtout, avec quel objectif ? On vous aide à attaquer le chantier Gestion des Adhérents !

Pourquoi bien gérer les adhérents de son association est primordial ?

Commençons par le commencement. Quel intérêt a votre association de bien gérer ses membres ? 
Il y a plusieurs réponses à cette question, que nous détaillons ci-dessous.

Impliquer ses membres 

Les membres de votre association partagent des valeurs : des combats, des passions, des préoccupations… Ils forment une communauté. Plus cette communauté sera forte, plus votre association a de chances de devenir pérenne. 
Fédérer vos adhérents, c’est les impliquer dans les projets associatifs, dans les prises de décision comme dans leur mise en place. 

Cela implique donc que vous les fidélisiez par une communication adaptée à leurs besoins et à leurs envies. C’est essentiel !

Pérenniser ses revenus

Les adhérents sont aussi une source de revenus pour votre association. Ils contribuent, de par leur adhésion et leur éventuelle participation financière à des projets associatifs, à concrétiser vos actions. Ils sont aussi un formidable relais lors de vos campagnes de collecte. 

La fidélisation de vos adhérents est un moyen de développer durablement votre association. Ne les négligez pas !

Vous avez compris pourquoi, passons au comment .

3 étapes simples pour bien gérer ses adhérents

1. Nettoyer et clarifier sa base d’adhérents

C’est la première chose à faire : prendre le temps pour avoir une base d’adhérents claire, à jour et complète. 

Avant de commencer ce travail, n’hésitez pas à faire un point avec les collaborateurs concernés afin de déterminer ensemble ce que cette base doit contenir pour chaque adhérent.
N’hésitez pas à nommer une personne spécifiquement en charge de la gestion des adhérents, et surtout impliquez-la dès le début de ce travail !

De quelles informations avez-vous besoin sur vos adhérents ?

Les coordonnées de votre adhérent ? sa date d’adhésion ? le montant de son adhésion ? mais aussi éventuellement, les raisons de son adhésion, et pourquoi pas sa présence aux AG, son niveau d’implication etc…
Et bien sûr, toute information spécifique à votre association : un intérêt particulier, la pratique d’un instrument de musique, une nationalité, une compétence professionnelle, un niveau de badminton… A vous de voir quelles informations servent l’activité de votre association et la bonne gestion de vos adhérents.
Et surtout lesquelles ne la servent pas : supprimez les informations dont vous n’avez pas besoin, et archivez les adhérents qui n’ont pas renouvelé et dont vous n’avez aucune nouvelle depuis 3 ans. 

C’est un travail qui vous servira aussi pour la réalisation de vos formulaires d’adhésion !

2. Centraliser toutes les fiches adhérents 

Vous avez des fichiers excels sur plusieurs ordinateurs, certains sont à jour, d’autres non ! On vous le dit, il est temps d’en finir avec ces fichiers dispersés.
Le plus simple est d’adopter un outil pour centraliser vos adhérents. Qu’ils adhèrent en ligne, en version papier, qu’importe la source ! Ils doivent être tous au même endroit, accessibles, et à jour.
Une fois vos fichiers bien nettoyés et alignés les uns avec les autres, vous pouvez les importer dans votre base de données. Cela va vous permettre de retrouver votre historique d’adhérents. Si vous avez une solution d’adhésion en ligne (de type HelloAsso) connectée à votre base de données, alors les informations de vos adhérents (nouveaux comme anciens) se mettront automatiquement à jour. Et vous pourrez toujours ajouter manuellement les adhésions, par exemple faites dans un cadre particulier, par chèque etc…

Voilà ! Une grosse partie du travail est faite. 
Vous devriez maintenant avoir accès à toutes les fiches contacts de vos adhérents ainsi qu’à leurs informations, à jour, à un seul endroit, accessible où que vous vous trouviez. Pratique, non ?

3. Automatiser autant que possible la gestion de ses adhérents

La gestion de vos adhérents peut être une tâche assez lourde au niveau administratif, c’est normal. Mais il y a un tas de bonnes pratiques qui peuvent vous aider à gagner en temps et en efficacité.

Suivre ses adhérents, vérifier leurs paiements, relancer les propositions d’adhésions, inviter aux AG et autres événements : autant de petites tâches cruciales pour votre association mais… rébarbatives !

Segmenter votre base de données et automatiser l’envoi d’emails de base : c’est le meilleur moyen de faire gagner du temps à vos collaborateurs !

Le mieux est de commencer par lister ces communications redondantes : à qui les envoyez-vous ? selon quels critères ? combien de fois ?

Pour chaque cas, mettez-vous d’accord sur le message que vous souhaitez leur envoyer.

Prenons l’exemple d’une relance d’adhésion :

• Dans votre CRM, recherchez tous les adhérents de l’année précédente qui n’ont pas encore renouvelé leur adhésion (pas de paiement)
• Liez ce segment à une liste emailing dans votre solution emailing : vous pouvez leur envoyer une première relance expliquant pourquoi leur adhésion est importante pour votre association et rappelant les causes que vous soutenez. 
• Un mois plus tard, revenez sur ce segment, qui comporte moins de contacts : certains ont renouvelé leur adhésion, ils ont été automatiquement sortis du segment.
• Aux autres, toujours présents dans ce segment, vous pouvez envoyer un deuxième email de relance, précisant que c’est la dernière relance et  rappelant par exemple une date butoir d’adhésion s’il y en a une.
• Aux derniers qui n’ont pas renouvelé, vous pouvez envoyer un petit sondage ou un petit questionnaire pour connaître les raisons de leur désengagement. Leurs réponses pourraient vous être bien utiles pour mieux fidéliser vos adhérents cette année ! 

Pour remercier vos adhérents lors de leur adhésion, pour les informer de la date d’AG, d’un changement d’horaire etc… suivez la même logique !
Vos segments, vos groupes, prêts à l’avance, vont faire gagner un temps précieux à tous les collaborateurs de votre équipe. 

Pour aller plus loin : la fidélisation de vos adhérents

Chez OHME, on est convaincus de l’intérêt de fidéliser ses adhérents. Mettre en place une bonne gestion de vos contacts va vous permettre d’avoir plus de temps pour communiquer avec eux, de manière personnalisée et pertinente. 
Les informer, les remercier, les inclure, les valoriser : autant de moyens de les fidéliser et de les impliquer ! Et c’est pour cela qu’on a créé OHME, la plateforme d’engagement des communautés.

Alors, prêts à faire le plein d’adhérents ? 😉

Crédit photo : Athena