Comment choisir un logiciel pour son association ?

Pourquoi c’est différent pour une association ?

Chercher un logiciel quand on est une association ou une entreprise, ce n’est pas la même chose ! Longtemps, les associations ont dû se réapproprier les logiciels pour entreprise à défaut d’avoir des outils spécifiques à leur activité.

Ces dernières années, face à une demande croissante, des outils sont nés pour répondre à leurs besoins spécifiques d’associations.

D’ailleurs, c’est comme ça que notre CRM OHME est né ! Nous travaillons avec les associations depuis plus de 10 ans et le logiciel est né de leur demande.

Notre article sur le sujet : Pourquoi OneHeart a créé OHME ?

Effectivement, les associations ont des besoins très spécifiques, bien différents du monde de l’entreprise ou des collectivités. On peut citer par exemple :

• la diversité de parties prenantes qui ajoute beaucoup de complexité à la stratégie de communication
• des contraintes légales et juridiques fortes auxquelles ne dérogent pas les associations, qu’elles soient d’intérêt général ou non
• la collecte de dons avec l’édition de reçus fiscaux, qui devient de plus en plus cruciale pour une majorité d’associations
• mais aussi la gestion des adhésions !
• des contraintes financières plus importantes évidemment
• et bien d’autres, car au sein des associations, il y a énormément de secteurs d’activités avec des pratiques différenciées.

De fait, il paraît évident que le choix d’un logiciel ne répond pas aux mêmes critères que celui d’une entreprise. Alors comment choisir un logiciel lorsqu’on est une association ?

Quels critères pour choisir un logiciel ?

Il existe de multiples critères de choix pour une association, mais nous allons tenter de citer les critères principaux – communs à la majorité des associations.

Quels sont les besoins clés de mon association ?

Le besoin est le premier critère de réflexion puis de choix sur lequel toute association doit se pencher.
Chaque association a une mission différente, pour porter un projet associatif propre. Automatiquement, ses besoins seront différents. La première chose à faire donc avant de se lancer dans la recherche d’un outil est de se pencher sur son besoin précis.

• Mon besoin est-il d’améliorer ma communication ? Pour gagner des adhésions ? ou pour sensibiliser à ma cause ?
• Ai-je besoin d’accéder à cet outil sur mon smartphone ?
• Mon besoin est-il d’être plus efficace dans la logistique de mes acttions sur le terrain ? pour mieux répondre au besoin de mes bénéficiaires ? ou pour économiser de l’argent ?

Sonder ses compétences internes

Chez OHME, nous avons entendu beaucoup d’associations nous dire qu’elles étaient bloquées avec un outil qu’elles ne peuvent pas développer, débuguer elles-mêmes. Leurs équipes ont du mal à le prendre en main, et finalement, il fait perdre beaucoup de temps à l’équipe associative.

Typiquement, l’asso a du faire un choix à un moment donné d’un outil développé en interne par exemple, ou grâce à des compétences de développement. Puis, suite à un départ, elle se retrouve sans compétences pour l’utiliser de manière optimisée. La question des compétences internes est donc à prendre en compte.

• Quelles compétences ai-je aujourd’hui ?
• Sont-elles spécifiques ou rares ?
• Surtout, sont-elles ancrées sur le long terme ?

Et attention, on ne parle pas seulement de développement spécifique ici : un fichier Access développé par un bénévole, mais impossible à modifier par l’équipe en charge…

Dans la même idée, il est important de prendre en compte la facilité d’utilisation si l’outil est voué à être utilisé de manière assez large. Si je souhaite que mes bénévoles l’utilise, autant me diriger vers un outil simple à utiliser, rapide à prendre en main.

Regarder le temps de déploiement du logiciel

Souvent, on commencer à chercher un outil à un moment où on en a déjà très besoin ! C’est normal, il est difficile d’anticiper ses besoins à long terme, et on n’a pas toujours le temps de réagir.

Mais alors en se lançant dans un outil qui correspond à un besoin à un moment T, il est nécessaire de garder un équilibre entre long-terme et court-terme.
Si installer un CRM dans votre association met 1 an, qui vous dit que vous aurez les mêmes besoins dans 1 an quand il sera enfin déployé ?

L’étude des besoins doit donc être prise en compte ; ainsi et surtout que le déploiement de l’outil. Un logiciel est là pour automatiser les tâches de votre équipe, autrement dit pour vous faire gagner du temps ! Pas pour en perdre…

Penser éthique et sécurité des données

Chaque association a ses propres valeurs. Pour certaines, la protection des données (notamment vis-à-vis des GAFAM) est un enjeu majeur. Pour d’autres, l’essentiel se trouve ailleurs par exemple dans la réponse au besoin.
Et bien, ça tombe bien, il y en a pour tous les goûts !

C’est donc important avant de choisir un logiciel de statuer quels sont le points de vigilances sur les données traitées.

• Si l’outil est gratuit, comment se réumunère-t-il ? Vend-il mes données ?
• Si c’est un logiciel propriétaire, que fait-on des mes données ?
• Mes données sont-elles bien hébergées dans l’Union Européenne ?
• L’organisation qui développe cet outil répond-elle à mes valeurs d’association ?

A vous de réfléchir à ces questions en interne, pour déterminer l’importance que vous donnerez à ce critère.

Et enfin, le nerf de la guerre : estimer son budget

Evidemment, on ne peut pas choisir un logiciel sans regarder son coût. Le budget souvent serré d’une association a une grande influence sur les choix de logiciel.

Néanmoins, le coût ne doit pas être le seul critère : tous les critères doivent entrer en jeu dans la décision finale. Choisir un logiciel gratuit car il est gratuit n’est pas vraiment une bonne raison surtout s’il ne répond pas à votre besoin, demande des compétences que vous n’avez pas, s’il ne partage pas votre équipe….

Ce budget à allouer doit également être calculé en fonction de ce qu’il vous fait gagner en retour : du temps, des adhérents, des dons…

Pour calculer cela, on parler de Retour sur Investissement. Si ce terme paraît très « marketing », on parle pourtant de plus en plus de retour sur investissement social ! Investir pour mieux réaliser son mandat associatif est une option à envisager dans votre association

A vrai dire, le Retour sur Investissement dans le monde associatif, c’est le sujet du tout premier article de ce blog : R.O.I social, ou pourquoi l’investissement est nécessaire dans le monde associatif ?

Prendre en compte chacun de ces critères pour choisir son logiciel

Vous voilà déjà avec pas mal de critères à prendre en compte pour choisir un nouveau logiciel pour votre association.

Pour chacun d’entre eux, n’hésitez pas à mettre une note d’importance de 1 à 10 qui viendra traduire l’enjeu derrière ce critère – par exemple un fort en jeu de fidélisation ou de monétisation.

Puis, pour chaque logiciel à étudier, reprenez ces critères, avec leur note d’importance, pour comprendre comment et à quel point il y répond !

Et faites le test avec OHME si ça vous dit ! 🙂

Crédit photo : Tima Miroshnichenko