Comment bien Piloter la Relation avec ses Adhérents ?

La relation-adhérents représente dans certaines grosses associations un poste à part entière ! Ce n’est peut-être pas le cas dans votre association, et pourtant vous savez combien ils sont précieux au fonctionnement de votre structure.

Reprenons ensemble quelques points clés pour piloter la relation avec vos adhérents de manière efficace et pertinente.

1) Définir les différentes Catégories d’Adhérents

Quels membres sont impliqués dans votre association ? De quelle manière ? Comment définissez-vous un membre ? Qu’est-ce qui définit un adhérent actif d’un simple adhérent ? Quels sont les différents niveaux d’implication dans votre association ?

La première question à se poser (aussi d’un point de vue légal) : payent ils une cotisation ? C’est le point qui va différencier un bénévole d’un adhérent.

Oui, ça fait beaucoup de questions. Mais vous poser ces questions va vous permettre d’être bien au clair sur la définition que vous donnez à un adhérent dans votre association. Puis dans un deuxième temps, cela va vous permettre de différencier les différents types d’adhérents afin, dans un troisième temps, d’adopter la sollicitation et la communication avec chacun de ces groupes de membres.

2) Centraliser les Données pour Suivre leur Engagement

Vous l’aurez compris, pour pouvoir dégager une vision claire de vos adhérents et piloter la relation-adhérents, il va vous falloir collecter des données quant à leur implication et les centraliser. Difficile de mettre en place une communication adaptée sans cela !

Sur OHME, une fiche contact se matérialise ainsi :

Avoir accès de manière personnelle et groupée aux différentes informations de vos membres est une condition sine qua non à une bonne communication. Et une bonne communication peut faire la différence, on vous en parle juste après !

Au passage, on vous rappelle que les données de vos adhérents doivent être gérées de manière sécurisée ! Une réglementation précise encadre les fichiers adhérents, renforcée depuis 2018 par le RGPD.

Une fois votre base de membres centralisée, vous pouvez la segmenter afin d’avoir vos listes de membres toujours à jour. À vous de définir vos critères de segmentation :

• Adhérents dont la cotisation est à jour
• Adhérents également bénévoles = adhérents actifs
• Anciens adhérents à réengager…

3) Impliquer ses Adhérents en Communiquant Régulièrement selon leur Degré d’Engagement

Ne pas communiquer, informer, sensibiliser ses adhérents, c’est prendre le risque de les voir se désengager. Et pour cause ! Pour garder une équipe soudée, impliquée, il est nécessaire de bien communiquer avec les différents membres. Et, on ne le dira jamais assez, de la manière la plus personnalisée possible.

Vos adhérents sont des membres privilégiés de votre association : ils sont nécessaires au fonctionnement propre à votre structure, à l’avancement de vos projets, aux prises de décision. Considérez-les comme tels !

• Informez-les en exclusivité des actualités, des évènements.
• Impliquez-les en amont du déroulement de vos projets.
• Consultez-les pour les prises de décision.

4) Définir plusieurs Canaux de Communication

Pour toucher un maximum d’adhérents, n’ayez pas peur de passer par plusieurs canaux de communication. Il est très probable qu’ils n’ont pas tous le même mode de fonctionnement : certains liront rigoureusement vos emails, d’autres préfèrent passer par des sms ou whatsapp, ou certains par de l’affichage, etc.

Pour bien comprendre comment ils préfèrent être informés, vous pouvez par exemple leur demander lors de l’adhésion pour ensuite vous adapter à leur préférence de communication.

Par exemple, dans votre formulaire, ajoutez une question « Préférences de communication », proposant plusieurs canaux. Remontez cette information ensuite dans votre CRM puis créez vos segments sur OHME en fonction de ce paramètre. Cela montrera à vos adhérents l’attention que vous portez à leurs habitudes, et vous permettra in fine d’être plus pertinent dans votre communication.

Pilotez la relation adhérents avec notre CRM OHME : on vous explique comment.

5) Faciliter le Process d’Adhésion

On vient de citer les formulaires d’adhésion, parlons-en ! Pour engager vos adhérents, facilitez-leur le travail ! 😉 Gardez en tête qu’une offre lisible et claire permettra à vos membres d’être plus autonomes dans leur adhésion. Cela vous gagnera du temps lors du travail de relance d’adhérents qui n’ont pas mis à jour leur cotisation.

À cet effet, les formulaires en ligne sont d’une aide précieuse ! Non seulement, vos membres peuvent renouveler leur adhésion très facilement, où qu’il soient. Mais c’est aussi un excellent moyen, comme on l’a mentionné, de leur poser des questions à l’adhésion (alors, attention, pas 50 !). Les données collectées s’avèreront clés dans le pilotage global de votre relation adhérents.

Crédits photo : Jopwell