Cas d’usage : la génération automatique des certificats de parrainage par le refuge GroinGroin

L’association GroinGroin et OHME, c’est une histoire qui ne date pas d’hier ! Et pour cause, nous travaillons ensemble depuis 2019. Caroline et Fanny ont adopté notre solution à ses débuts et la plateforme a bien changé depuis. Et l’association GroinGroin, elle aussi, a bien changé ! Quelle success story !

Le refuge GroinGroin est situé dans la Sarthe, et prend soin quotidiennement d’une centaine d’animaux sur 12 hectares ! Rien que ça ! Depuis la création du refuge en 2005, l’association a aidé au sauvetage et au placement de plus de 2 000 animaux : cochons, poules, chevaux, chats… Dans un contexte où la cause animale convainc de plus en plus, les efforts de communication du Refuge ont payé (et peut-être un peu aussi grâce à OHME ! 😉). L’association a réussi à augmenter significativement la collecte de dons chaque année leur permettant d’accueillir de plus en plus d’animaux au Refuge ; et de développer significativement les actions de sensibilisation au respect de tous les animaux auprès du grand public.

Au printemps dernier, un nouveau projet de collaboration est né entre nos deux équipes.

Fanny, chargée des parrainages & de la comptabilité, et Caroline, cofondatrice chargée du refuge, vous racontent tout !

Emma : Racontez-nous comment est né le projet de votre côté ! Quel était votre besoin ? 

Fanny : Nous, nous avions une quantité importante de certificats de parrainage à envoyer et donc le besoin d’une gestion des certificats à envoyer le plus facilement possible. Et notamment sur les certificats de parrainage offerts, pour répondre à une demande de nos donateurs à des périodes précises (à Noël par exemple ou lors d’opérations de sauvetage).

Avant, on les faisait manuellement via une appli de création de visuel. On avait un modèle par animal. Il fallait télécharger les listes de paiements venant de Helloasso, Paypal, ou par virements. Ensuite j’allais dans l’appli, je renseignais le prénom de la personne qui offrait le parrainage, celui qui recevait le parrainage, puis  j’envoyais un mail en joignant ce certificat de parrainage, plus des remerciements à la personne qui offrait le parrainage et à celle qui le recevait en cadeau. Et ça pour chacune des lignes de paiement. Puis j’entrais les informations dans OHME, comme une interaction. Je remplissais le champ du filleul, avec un champ d’historique : à telle date, envoyé le certificat de parrainage. Puis j’allais créer la fiche du parrain receveur du cadeau. 

Caroline : On avait calculé, on mettait environ 3-4 minutes par parrainage. En période de Noël, la dernière année, on était à 3 dessus à temps plein à faire des certificats de parrainage. 

En plus, il fallait déterminer sur le tableau importées des paiement les nouveaux parrainages d’un côté, et les parrainages déjà en place qui ne nécessitent pas de certificat. Il fallait être très rigoureux, mais malgré tout, ça générait quand même beaucoup d’erreurs. On pouvait sauter des lignes, on n’est pas des robots ! 

Quand on nous remontait un problème, on n’était jamais sûres de nous ! On ne savait pas s’il y avait eu un problème d’envoi de mail. Il fallait tout vérifier à chaque fois qu’on nous faisait part d’un problème. Nous n’étions pas à l’abri de de faire une faute de frappe, comme à chaque fois on devait taper le prénom manuellement… 

« Si on avait traité les nouveaux parrainages à la main en 2021, nous aurions passé 210 heures à le faire. »

Emma : Le problème était donc identifié, et ensuite ? 

Fanny : Caro est toujours en veille sur « Comment peut-on faire cette tâche plus vite, mieux, et plus facilement ? » 

Caroline : C’est par flemme ! (rires) On était déjà chez OHME au moment où on s’est dit, c’est intenable de faire ces parrainages à la main. La plateforme OHME marchait déjà très bien par rapport aux autres solutions qu’on avait testées avant et qu’on avait vite abandonnées. On s’est dit qu’ils avaient peut-être un service de développement spécifique. 

Pour être totalement transparentes, on s’est également dit que l’avantage de faire faire le développement du projet par OHME était qu’on ne se retrouverait pas entre le marteau et l’enclume ce qui aurait pu être le cas si on avait pris une autre société de développement. En cas de bug, on aurait pas de retourde la part de la société de développement : “le bug vient de chez OHME” et OHME qui nous dit tout fonctionne bien de notre coté, le bug vient des développeurs. On s’est dit qu’on allait gagner du temps à n’avoir qu’un interlocuteur et que cela serait un avantage certain. 

Fanny : Le gros avantage, c’est de tout centraliser dans OHME. On a des interactions qui remontent et on a notre fiche de parrain, de donateurs. On a toutes ces interactions (de qui il est parrain, etc) : ça se complète tout seul. On peut ainsi retrouver facilement si le certificat de parrainage a bien été envoyé au parrain, et quand : tout est centralisé au même endroit. Tous les jours, j’ai mon OHME qui est ouvert car j’ai toujours besoin d’aller y regarder quelque chose.

Emma : Alors, comment la prestation s’est-elle déroulée avec OHME ?

Caroline : On a contacté OHME, on a exprimé le besoin de façon “toute bête”. Voilà, on a des certificats à générer. Il y a des gens qui en prennent pour eux, des gens qui en offrent. Pouvez-vous développer un système qui automatiserait tout le processus ? Vous nous avez répondu que c’était faisable et c’était parti ! Par la suite, on a fait évoluer la demande. À force de travailler sur notre demande avec vous, on a vu qu’on avait d’autres besoins auxquels ce développement pouvait répondre, alors qu’on en avait pas l’idée.

Emma : Et combien de temps ça a pris ?

Fanny : On a dû en parler en mars, on en avait déjà discuté depuis quelques mois, sûrement suite à ce fameux Noël. Mais on n’avait pas le budget à l’époque, donc on s’était dit : tant pis, on prend sur nous.

Caroline : Avec le recul, c’est 1. génial de l’avoir fait. Surtout, même si c’est un peu d’investissement financier, on s’y retrouve tellement ! Parce que le temps qu’on passe à faire ça, on ne fait pas autre chose. Au bout de combien de temps ce serait rentable ? De mémoire, c’était amortissable vite.

« On amortira ce développement  en 7 ans, si on reste sur un  niveau de salaires égal (le refuge pratique l’égalité salariale : on est tous au smic au refuge quelque soit le poste occupé) et sur un nombre similaire de nouveaux parrainages à l’avenir. Mais cela peut être rentable plus vite  si le nombre de nos nouveaux parrainages croit à l’avenir ou si on a la chance à l’avenir de pouvoir augmenter un peu les salaires au refuge ! »

Traiter les parrainages manuellement n’était  pas un boulot très sympa, on a vite l’impression de “gâcher” du temps. 1, 2, 10, 20 certificats ok mais au delà c’est très répétitif : c’est juste des variables à  changer (date, prénoms et le nom de l’animal parrainé). La question de l’automatisation est venue tout naturellement !

Ce qui a signé le moment où il fallait qu’on trouve une solution, c’est le Noël où on était à 3 à traiter les parrainages. On n’y a passé un temps incalculable. J’ai le souvenir d’enchaîner les saisies d’informations le jour, et de continuer le soir devant une série. C’était dur de faire autre chose entre temps.

Emma : Et vous avez réattribué ce temps ailleurs ? 

Fanny : De mon côté j’ai pu allouer du temps à la compta, en gagnant du temps en fin d‘année, pour arriver à sortir  un bilan un peu plus tôt dans l’année. On manque encore de ressources humaines ! Mais le temps gagné, c’est sûr, on l’a réinvesti ailleurs. Et puis, surtout, en plus du temps libéré cela a considérablement diminué notre charge mentale !

Emma : Quelles craintes aviez-vous au lancement du projet ?

Fanny : La peur était que cela ne fonctionne pas tout simplement, que cela envoie des certificats de parrainage pas complets, et que derrière, on ait des gens qui nous disent : “Qu’est-ce que ce certificat ? il n’est pas conforme à notre demande !” On avait aussi peur des bugs dont on ne se rendrait pas compte, ou de problèmes qu’on ne verrait pas : par exemple que ce soit pas envoyé, et que les gens ne nous fassent pas de retour, et que donc personne ne détecte quoi que ce soit.

Caroline : J’étais plus optimiste que Fanny car on avait déjà l’habitude de OHME, avant de faire faire ce développement. On connaissait l’équipe, c’est pas comme si on avait donné le projet à la solution CRM chez qui on était avant OHME (rires), là c’est sur ça n’aurait pas été possible. 

Et j’étais aussi rassurée par le fait que ce soit toujours très réactif chez OHME. Quand il y a un problème, il est solutionné. Bien sûr,  il y a besoin du temps nécessaire pour trouver l’origine du problème, mais on sait qu’il y a toujours quelqu’un qui nous répond. Si on s’est lancées, c’est parce qu’on avait confiance dans OHME par rapport à ce qui avait été fait avant, et par rapport à nos échanges quand il y a pu avoir des bugs. On a travaillé ensemble sur les reçus fiscaux (ndlr : lancement de notre nouveau module de reçus fiscaux, testé auprès de l’équipe Groingroin), on savait que vous réagissiez, que vous apportiez des correctifs rapidement.

Emma : Et alors, vous le referiez ?

Fanny : Bien sûr qu’on le referait ! D’ailleurs, ça n’exclut pas qu’on vienne solliciter OHME avec d’autres demandes à l’avenir. 

Caroline : On est ravies ! Aucun regret, ça fonctionne ! C’est comme un poids qui s’est envolé ! Surtout quand le mois de décembre va de nouveau arriver, ou si on a un événement, c’est un gros poids en moins en termes de temps, de travail et de charge mentale ! 

« On a gagné un temps considérable ! »

Et pour finir, un GRAND merci à Caroline et Fanny pour leur retour d’expérience ! 🙏

Et si vous aussi vous avez envie de parrainer un animal du refuge, rendez-vous sur le site du Refuge GroinGroin ! Aphrodite, Barbotine et Tic n’attendent que vous !

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