Comment animer une réunion d’équipe pour organiser sa base de données ?

Journalistes, bénévoles, donateurs, relations institutionnelles, politiques : les personnes avec qui votre équipe est en contact sont nombreuses, et les informations que vous récoltez sont variées !

Lors de la mise en place d’un CRM ou d’une base commune de contacts, il est donc important de se concerter en équipe, pour satisfaire chacun dans son usage quotidien. C’est pourquoi nous vous conseillons d’organiser une réunion bien cadrée avec tous les collègues concernés, afin d’y voir plus clair et rapidement mettre en place votre base !

1. Invitez vos collègues, assurez-vous de leur venue et donnez-leur une toute petite mission en amont

Le CRM fait peur à tout le monde (à tort !), et vos collègues ne seront peut-être pas très motivés à l’idée de concevoir l’organisation d’une base de données. N’hésitez pas à leur présenter les gains d’une base de données commune, dans leur quotidien, pour les remotiver !

Planifiez une réunion de 1h30 à 2h où toutes les personnes concernées par la gestion de contacts sont disponibles. Evitez d’organiser une réunion durant laquelle il manque 3 personnes, car plus il y aura de participants à votre réunion, plus ils auront les bons réflexes au quotidien, et plus votre base sera tenue à jour !

Tout d’abord, demandez-leur de lister en amont les différentes typologies de contacts avec qui elles travaillent, et pour chacune d’elles, les informations récoltées. N’hésitez pas à leur demander de s’appuyer pour chaque type de contact sur un exemple concret.

Par exemple : 

• type de contact : journaliste
• informations récoltées : nom du média / thématique traitée par le journaliste / date de 1è interaction / articles écrits (date & sujet)
• exemple : Michel Dupont de la revue mensuelle BLABLA, qui écrit sur la thématique de l’écologie ; date de la 1è interaction avec lui : 09/08/2017 ; a écrit 3 articles (29/08/2017 : espèces menacées ; 03/12/2017 : abeilles ; 08/09/2018 : baleines)

Si une personne ne peut vraiment pas participer (par exemple, quelqu’un qui habite loin ou qui a une autre activité très prenante), alors récupérez le petit travail décrit ci-dessus directement auprès d’elle et représentez-la pendant la réunion.

2. Préparez la réunion de votre côté

Nous vous conseillons de prévoir l’ordre du jour ci-dessous :

• présentation de OHME en 5 minutes

• présentation des différents types d’informations et/ou classements d’informations qui existent sur OHME :
  • champs natifs
  • champs personnalisés
  • interactions
  • étiquettes
  • groupes
  • segments

• animation de l’atelier :
  • mise en commun de ses contacts
  • regroupement des informations
  • classement des informations par typologie
  • liste des champs / étiquettes / interactions à créer

• conclusion et remerciements

La réunion durera entre 1H30 et 2h. Si tout le monde a bien préparé ses contacts et que vous arrivez à éviter les digressions, vous pourrez avoir fini à son issue.

→ Si vous pensez que vos collègues ont besoin de passer un peu plus de temps sur OHME de manière générale et/ou s’ils sont très nombreux, alors vous pouvez transformer cette réunion en 2 réunions :

1. présentation de OHME : démo plateforme, présentation des types d’informations stockées sur OHME, des différentes typologies de champs (texte, date, etc.)
2. atelier d’organisation de la base

Envoyez cet ordre du jour à tout le monde en amont, pour que chacun sache ce qu’il va s’y passer, et surtout, c’est un bon moyen de leur rappeler leur petite mission en amont… 😉

3. Animez la réunion en présentant clairement les objectifs

Commencez par présenter à nouveau l’ordre du jour ainsi que son objectif : organiser la base pour qu’elle corresponde aux besoins de chacun et soit facile d’utilisation. 

Présentez ensuite OHME en quelques minutes. 

Puis expliquez chaque typologie d’information présente sur OHME :

• champs contacts : les informations liées aux contacts, qui peuvent être natifs (existants dans OHME comme le prénom, le nom, l’email) ou personnalisés (donc créés par vous !)

• champs paiements : les informations liées aux paiements de vos contacts, qui peuvent être également natifs (existants dans OHME comme la date du paiement, le moyen de paiement, l’email) ou personnalisés (donc créés par vous !)

• interactions : tous les moments (avec une date donc) où le contact fait quelque chose auprès de votre association. Les interactions sont super utiles pour avoir une vue historisée des choses. Par exemple, les participations aux événements sont très intéressantes à intégrer comme des interactions ; cela vous permettra ainsi de savoir depuis quand une personne n’a pas participé, ou quelle fut la date de sa première participation ! 

• étiquettes : alors là, c’est le champ compliqué… Il y a deux écoles, mais qui sont compatibles !
  • soit vous y stockez le type de contact : cela se fait automatiquement pour les donateurs / adhérents / participants, et vous pouvez ajouter les autres types manuellement
  • soit vous y stockez des informations “inclassables”, qui ont des formes trop variées pour entrer dans des champs communs à tous.

• groupes : ce sont des regroupements de contacts que vous souhaitez gérer collectivement ; c’est-à-dire consulter les contacts qui appartiennent au groupe, leur envoyer des messages, suivre leurs interactions, mais aussi renseigner des informations sur le groupe en tant que tel. Ces groupes sont utilisés pour la gestion des personnes, comme par exemple une équipe interne, des bénévoles, etc.

• segments : ce sont des regroupements de contacts sur la base de critères précis, qui viennent filtrer votre base de contacts. Contrairement aux groupes, il n’y a pas de contact “personnalisé” avec les personnes contenues dans vos segments. Les segments peuvent par exemple être l’ensemble des personnes qui ont fait un don il y a moins de 6 mois ou celles qui n’ont pas ouvert de newsletter depuis un an.

Animation de l’atelier 

C’est bon, vous êtes prêt(e) à entrer dans le vif du sujet !

Rappelez succinctement les objectifs de l’atelier :

• Organiser la base pour qu’elle permette e à chacun de stocker ses contacts facilement
• Mettre à jour des contacts doit être simple
• Essayer le plus possible de créer des champs conjoints pour limiter le nombre de champs
• Stocker les informations de manière à faire facilement des recherches avancées

→ Le mot d’ordre de l’organisation de votre base est vraiment la simplicité (comme chez OHME) : vous souhaitez vraiment faciliter la vie de tout le monde, et non la complexifier 🙂

C’est parti maintenant pour l’animation de l’atelier !

1e étape : lister les contacts

Commencez par demander à chacun(e) de présenter les types de contacts qu’il/elle a listé.

Notez chaque type auprès de votre association sur un grand tableau visible de tous.

Certains auront les mêmes types : ne les notez qu’une fois.

2e étape : lister les informations

Ensuite, reprenez cette liste de types et demandez pour chacun quelles informations doivent être stockées, dont les champs n’existent pas par défaut dans OHME (inutile de noter téléphone ou adresse, mais vous pouvez noter téléphone portable par exemple). 

Notez chaque information sur un post it.

3e étape : classer les informations

Classez ensuite les informations par typologie d’info, qui sont détaillées ci-dessus. 

Quelques exemples pour vous guider :

• “téléphone portable” > champ perso de contact
• “participation au gala du 18 décembre 2018” > interaction
• pour un type donateur, l’info “inactif depuis 1 an” > segment
• “bénévole le lundi” > groupe et/ou champ perso “jour de bénévolat”

Après avoir classé vos informations par type, vous allez pouvoir décider ce que vous allez créer. Nous vous laissons gérer les groupes et segments, et nous allons nous concentrer sur les interactions, les champs personnalisés et les étiquettes.

Les interactions 

Ici vous avez normalement toutes les informations marquées par une date.

Concertez-vous pour créer les types d’interaction (qui sont un peu les canaux d’interaction) et les libellés (qui sont les objets des interactions).

Ex : participation au gala 2018 devient :

• type : participation à un événement
• libellé : gala 2018

Décidez ensemble ceux que vous souhaitez créer (certains types sont existants), pour éviter de les multiplier et faciliter les recherches 🙂

Les champs personnalisés

Les champs personnalisés peuvent eux-mêmes être de différents types, que vous devez présenter à vos collègues :

• texte
• numérique entier / numérique (champ sur lequel vous souhaitez faire des calculs – par exemple, pour un numéro de série, préférez les champs “texte”)
• date
• téléphone
• menu déroulant (à choix unique)
• menu déroulant à choix multiple
• oui / non

Prenez tous les post-its de type champs, et essayez de les regrouper en groupes homogènes d’informations, afin d’extraire les nouveaux champs à créer. Vous verrez que vous pouvez en réunir pas mal !

Ex :

Vous avez des journalistes qui travaillent sur la thématique “écologie” et vous avez également des institutions publiques qui travaillent sur ce sujet.

→ Vous pouvez alors créer un champ menu déroulant à choix multiples Thématique(s) qui fonctionnera pour ces deux types de personnes !

N’oubliez pas les champs natifs ; par exemple, si un journaliste travaille au journal BLABLA, inscrivez BLABLA dans le champ natif Structure. Normalement ce travail se fait déjà à l’étape précédente, mais il peut y avoir des oublis 🙂

Les étiquettes

Vous pouvez y ranger les types de contacts (journaliste, bénévole, etc.), mais aussi des infos à la marge / inclassables que vous n’avez pas réussi à organiser dans les champs !

4. Synthétisez et faites un compte-rendu pour avoir une validation définitive de votre équipe

A l’issue de la réunion, nous vous recommandons vivement d’envoyer un compte rendu écrit par email à toute l’équipe, en les remerciant de leur participation. Demandez-leur de bien valider ce qui a été convenu ; n’hésitez pas à passer les voir si vous n’avez pas de réponse, pour ne pas vous lancer dans l’implémentation alors que certains collègues n’étaient pas convaincus par certains champs.

Si c’est le cas d’ailleurs, n’hésitez pas à consulter les collègues en doute, pour trouver avec eux une solution et proposer une nouvelle organisation à toute l’équipe, en demandant à nouveau une validation.

Si tout est remis en cause, alors il faut refaire une réunion. D’où l’importance d’impliquer tout le monde à la première réunion, pour éviter cela.

Il peut aussi arriver que vous débordiez sur le temps de la réunion, et que vous deviez planifier une deuxième session : faites-le. C’est une mobilisation aujourd’hui pour gagner du temps demain, pour avoir une base toute belle, toute propre !

5. Implémentez !

Dès que l’organisation de la base est validée par tous, vous pouvez vous lancer dans l’implémentation. C’est la tâche la plus rapide et la plus facile !

Vérifiez bien à l’issue de votre implémentation que vous avez bien tout créé, sans erreur.

Ensuite, c’est le meilleur moment : prévenez vos collègues que tout est prêt et qu’ils peuvent se lancer sur OHME !!!

Crédit photo : Bruno Bueno