5 bonnes raisons d’utiliser un CRM en ligne

Qu’est-ce qu’un logiciel en ligne ?

De plus en plus de logiciels sont aujourd’hui utilisables en ligne. Vous en connaissez sûrement déjà plusieurs, peut-être même les utilisez-vous ! Que ce soit pour les activités de collecte de votre association, de communication interne, d’adhésion, de plus en plus d’outils sont disponibles en ligne.

« SaaS ou on premise ? »

Un joli charabia pour qui ne maîtrise pas les termes. En quelques mots, le SaaS (Software As A Service, ou en français, Logiciel en tant que Service) est un modèle de distribution de logiciel qui se fait à travers le cloud, autrement dit sur internet. 

La principale différence entre un logiciel sur site et un logiciel en ligne réside donc dans son mode de distribution. Au lieu d’être installé localement sur les serveurs de votre association, le logiciel est hébergé en ligne, sur un cloud, vous permettant ainsi d’accéder à votre solution, de n’importe où, via internet.

Qu’en est-il pour un CRM en ligne ?

On l’a vu : la différence entre ces deux options réside donc dans la manière de « distribuer » et d’héberger son logiciel : sur site ou sur le Cloud. 

En revanche, très globalement, les éditeurs de CRM en ligne vont vous offrir les mêmes fonctionnalités et services qu’un CRM habituel, à savoir : 

• la gestion de bases de contacts
• la recherche et la segmentation avancée
• la gestion de donateurs, bénévoles et adhérents
• le suivi d’interactions
• la gestion d’événements
• la gestion de paiements : adhésions, dons, billetterie
• l’analyse statistique.

La question que vous vous posez alors est peut-être : est-ce aussi sécurisé qu’un « vrai » logiciel ? Est-ce plus cher ? Est-ce que ce n’est pas plus compliqué à déployer ?
Il est vrai qu’on fait face à beaucoup d’idées reçues lorsqu’on parle de solutions en ligne.

Pourtant, aujourd’hui, elles offrent bien plus d’avantages que d’inconvénients. Et ce, particulièrement pour les associations et les petites structures qui n’ont ni les moyens ni le temps d’héberger des solutions hyper personnalisées en local. Car, vous allez le voir, adopter un CRM en ligne, c’est surtout un gain de temps et d’efficacité ! 

Les avantages du CRM en ligne

Les avantages sont vraiment nombreux : chez OHME, on est convaincus depuis longtemps de l’intérêt de travailler avec des solutions en ligne. Et voici quelques unes de ces bonnes raisons… 

Facilitation du travail en équipe 

On parle de plus en plus de collaboratif, et pour cause ! Le travail en équipe a un grand impact sur l’efficacité de votre organisation. Pour une association, le travail en équipe signifie :

• partager une vision claire et commune
• bien communiquer en interne
• améliorer la transparence
• simplifier le partage d’information.

On ne vous l’apprendra pas, ces éléments sont indispensables à votre association.
Un CRM en ligne va vous aider à atteindre plus simplement ces objectifs. Lorsque vous travaillez sur une plateforme en ligne, votre travail réalisé est automatiquement enregistré en ligne et accessible à tous. 

Par exemple, vous avez un échange téléphonique avec un potentiel partenaire :
– Vous l’ajoutez à votre base de contacts, notez le contenu de l’échange et ajoutez la marche à suivre pour la suite. Vous pouvez par exemple ajouter un champ personnalisable « Partenaire financier » ou « Partenaire technologique », ainsi qu’une étiquette : « Contacté ».
– Lorsque votre collaborateur se connecte depuis chez lui, il voit que vous avez ajouté/modifié ce contact, il peut suivre les échanges que vous avez eus avec lui, etc. En un coup d’œil, il sait ce qui a été fait ou non : il peut prospecter un autre partenaire !

Mobilité de votre équipe

Quel que soit le type d’association ou d’équipe dans laquelle vous travaillez, vous pouvez être amené à bouger régulièrement d’une ville à une autre, à travailler de chez vous… Devoir travailler sur un CRM local vous oblige à toujours revenir à votre bureau pour avancer votre travail.

Avec un CRM en ligne, il vous suffit d’une connexion Internet et vous pouvez consulter votre base de contacts à n’importe quel moment ! Un vrai gain de temps pour les bénévoles et les employés mobiles ! Vos collaborateurs peuvent travailler depuis chez eux, en déplacement, chez un partenaire ! 

Sécurité des données de votre association

Est-ce sécurisé si c’est en ligne ? Qui a accès à nos données ? Ces questions reviennent souvent mais en réalité, aujourd’hui, les solutions en ligne sont l’option la plus sécurisée !

Le RGPD est venu ajouter une bonne raison à l’adoption d’un CRM en ligne. Ce règlement vise à renforcer la sécurité des données personnelles, parmi lesquelles celles que vous avez éventuellement dans votre association. En adoptant un CRM sécurisé en ligne, comme OHME, hébergé en France ou en Europe, vous répondez aux nouvelles contraintes légales. Surtout, vous n’avez plus de souci à vous faire à ce niveau-là : 

• vos données sont hébergées en ligne
• sur un serveur en Union Européenne
• l’accès est protégé par un mot de passe personnel
• les données sont accessibles et modifiables/supprimables à tout moment.

Échelonnement des dépenses

Un CRM a la réputation d’être un outil très cher et très long à déployer en entreprise. Habituellement, il est vrai que cela demandait un investissement de base très conséquent puisque l’infrastructure du logiciel devait être totalement adaptée à la structure. 

Aujourd’hui, un CRM en ligne s’adapte à votre association, et à ses moyens. Très concrètement, l’installation d’un CRM en ligne, c’est :

• l’importation de vos fichiers de contacts
• quelques connexions API pour remonter les données de vos outils
• la création des comptes utilisateurs pour vos collaborateurs 
• l’hébergement sécurisé de vos données sur un cloud
• sur la base d’un abonnement mensuel ! 

Autrement dit, pas de frais d’installation et une mise en place en un temps record !

Sachez-le, un CRM n’est pas censé vous coûter les yeux de la tête et ne demande surtout plus d’investissement de départ. Cela vous laisse la possibilité de tester plusieurs solutions avant de franchir le pas. 

Agilité de la solution et performance des outils

Enfin, un CRM en ligne offre davantage d’évolutivité de la solution. Vos partenaires changent ? La technologie évolue ? Pas de panique ! Votre outil ne devient pas une solution obsolète puisqu’au contraire, il s’adapte et évolue avec le temps. La performance de ses outils n’est donc pas censée diminuer mais au contraire rester stable puisque capable de s’adapter rapidement.

Aujourd’hui, OHME présente un certain nombre de fonctionnalités telles que la segmentation avancée, l’édition de reçus fiscaux, la création de champs personnalisables, le mailto… Mais nous réalisons très régulièrement des mises à jour de la plateforme (au minimum une fois par mois) afin de constamment améliorer l’utilisation et la performance de notre outil.
Et croyez-nous, nous vous préparons plein de belles fonctionnalités supplémentaires, car c’est une des forces de OHME : son agilité !

Quels critères garder à l’œil ?

En conclusion, pour bien choisir son CRM en ligne, assurez-vous de prendre en compte ces quelques points :

• vérifiez la compatibilité de la solution avec vos outils actuels
• assurez-vous de la facilité, à la fois de mise en place, mais aussi de prise en main de l’outil par vos collaborateurs
• calculez le coût total de la solution sur une période de un an par exemple 
  (attention aux coûts cachés ! Prenez en compte le nombre de contacts, d’utilisateurs, les évolutions de la solution etc)
• et tant qu’à faire, optez pour une interface intuitive et sympa ! Après tout, vous allez y passer pas mal de temps sur votre outil CRM… 😉