Utiliser un rétroplanning dans son association

Qu’est-ce qu’un rétroplanning ?

L’idée du rétroplanning est de découper l’ensemble d’un projet en partant de la deadline, de la date butoir. S’il n’y a pas de date de fin, de réalisation, alors le rétroplanning n’a pas trop d’intérêt. Mais si vous avez un projet dans votre association qui doit être délivré à un moment défini, alors le rétroplanning peut clairement vous aider à bien vous organiser, en équipe !

Hé oui, rétro-planning, pour planning inversé !

C’est un système de planification efficace qui permet à la fois d’avoir une vision macro du projet, et une vision hyper détaillée de l’ensemble des tâches nécessaires à la réalisation du projet. Il est notamment utile lorsque le projet requiert la réalisation de tâches qui dépendent d’autres tâches. On parle alors de tâches interdépendantes : une grande partie de la valeur ajoutée du rétroplanning est là.

Une fois réalisé, il permet d’avoir une vue vraiment globale du projet, et d’en suivre l’avancement de près :

• il permet de savoir quand doit débuter chaque tâche
• il permet de savoir quelles ressources attribuer (ressources humaines, matérielles ou financières)
• il permet de connaître les échéances de chaque étape, notamment celles qui sont clés pour le bon avancement du projet.

1. Lister les tâches du projet, et les découper en sous-tâches, puis les assigner

La première chose à faire est de décortiquer les différentes tâches nécessaires à la réalisation du projet porté par votre association. D’abord, lister l’ensemble des tâches qui constituent ce projet et ne pas hésiter, pour chaque tâche, à rentrer dans les détails.

Par exemple : envoyer un flyer, cela suppose de :

1. créer le design du flyer, le valider
2. l’envoyer à l’imprimeur et se les faire livrer
3. mettre les flyers sous enveloppes
4. coller les étiquettes de publipostage
5. poster les lettres.

Il faut donc faire cet effort de découper chaque tâche, puis de les assigner ; pour que chacun comprenne quelle tâche il doit effectuer, quand. Cela permet de responsabiliser chaque membre de l’équipe, particulièrement dans ce cas d’interdépendance des tâches. Par exemple, lors de la préparation de l’Assemble Générale de votre association, la personne qui rédige le rapport n’est pas forcément la même qui l’envoie ou qui l’imprime. Il va donc être important d’assigner une tâche à chacune des personnes en charge, en fonction de son temps disponible et de ses compétences.

2. Définir la durée des tâches et sous-tâches

L’exercice ensuite consiste à estimer le temps nécessaire à chacune de ces tâches et sous-tâches. Ce temps peut ensuite être ré-estimé si par exemple, la date butoir l’exige.

Évidemment, pour se faire, le mieux est d’en discuter avec les personnes en charge dans votre association ! Ce sont elles qui pourront vous aiguiller le plus justement possible sur le temps nécessaire à la réalisation de ces tâches en question.

3. Organiser les tâches en ordre chronologique

Une fois les interdépendances définies, et le temps de chaque tâche attribué, vous pouvez organiser les tâches en fonction. Cela va vous permettre d’identifier les tâches critiques pour votre association : celles dont dépendent le bon déroulé d’autres tâches, par exemple celles pour lesquelles la deadline est stricte, afin de permettre le bon déroulé du reste des tâches.

4. Mettre en forme et partager le rétroplanning à l’équipe

Pour pouvoir en avoir une vision globale et précise, le mieux est de le mettre en forme, afin de tout visualiser en un coup d’oeil. Vous pouvez utiliser un fichier excel, ou une grande feuille de papier à afficher, et suivre la méthode (ou juste vous inspirer) du diagramme de Gantt.

Vous pouvez aussi utiliser des logiciels comme Bubble Plan ou Instagantt, si vous souhaitez en gérer plusieurs, de la manière la plus fluide possible (contre un petit budget mensuel).

Voici un exemple de rétroplanning réalisé sur excel, à télécharger (depuis codeur.com) :

5. Ajouter vos tâches et rappels dans OHME

Votre CRM va devenir votre meilleur ami dans le suivi de vos rétroplannings, pour ne louper aucune tâche ! Comment cela ?

La fonctionnalité de tâches et rappels de OHME va vous permettre de planifier en amont des rappels, aux différents membres de l’équipe. Votre rétroplanning est fait : vous connaissez les dates de démarrage de vos tâches, les dates butoirs et les personnes assignées.

Dans OHME, les tâches et rappels permettent un suivi plus fin des différentes tâches aux associations abonnées, et libèrent une partie la charge mentale du suivi de projet.

Hop, ajoutez des rappels dans OHME pour chacune des tâches ! Par exemple, un coup de fil à passer pour réserver une salle le 12 novembre, et c’est Mathilde qui s’en chargera. Les coordonnées de la personne à contacter, ici Charline F, sont épinglées sur la tâche.

Vous pouvez planifier un rappel en amont, pour ne pas l’oublier même plusieurs mois plus tard. Ici, Mathilde a une notification : aujourd’hui, elle doit rappeler un candidat bénévole. OHME est là pour qu’elle ne l’oublie pas !

À quelle occasion utiliser un rétroplanning dans mon association ?

Selon les associations et leur projet associatif, les utilisations du rétroplanning sont nombreuses ! On pense notamment à l’organisation de grandes campagnes de communication et/ou de collecte, ou bien l’organisation d’événements.

Voici tout de même quelques exemples qui, peut-être, vous parleront davantage :

• organisation d’une kermesse, d’une tombola ou d’un loto
• planification d’une campagne de fin d’année
• lancement d’une campagne de crowdfunding
• organisation d’un festival ou participation à un festival
• organisation de l’assemblée générale
• préparation du Giving Tuesday
• inauguration.

Avec la méthode du rétroplanning, la planification n’aura plus de secret pour votre association !