Organiser une assemblée générale en ligne de A à Z

L’assemblée générale d’une association en quelques mots

Alors, légalement, une assemblée générale associative a pour objet d’approuver les comptes de l’association en question. Mais plus généralement, c’est un événement qui permet un peu plus que ça :

• présenter le rapport moral, financier de l’association
• éventuellement présenter un budget prévisionnel
• présenter les projets qui se sont déroulés dans l’année, leur impact
• accueillir de nouveaux membres
• proposer de nouveaux projets, process
• prendre des décisions liées au projet associatif
• créer un moment d’échange et de rencontre autour du projet associatif

De fait, cette assemblée doit répondre à des contraintes légales quant à sa tenue : l’envoi des convocations, la tenue de l’assemblée générale, la rédaction du procès verbal, etc… Tout y est plutôt bien décrit sur cet article de LegalPlace si vous avez besoin de détails.

Depuis la crise sanitaire, de plus en plus d’assemblées générales se tiennent à distance ou de façon hybride, permettant à davantage de membres d’y assister. Et en soi, c’est plutôt une bonne chose ! Cela peut permettre dans certains cas, notamment lorsque les aspects géographiques ou de mobilité entrent en jeu, de renforcer l’engagement des membres grâce à une plus grande accessibilité à l’assemblée générale. Et par la même, cela peut permettre aux organisateurs de renforcer la légitimité des actions prises pendant l’assemblée générale sur les questions de gestion de l’association, grâce à une plus grande participation !

Les étapes de préparation de votre assemblée générale

Lorsque vous souhaitez utiliser au mieux les solutions en ligne pour l’organisation de votre association, voici quelques étapes à lister en amont :

• Identifier les participants

Pensez aussi à bien identifier les animateurs de votre équipe, afin qu’ils soient rôdés sur le déroulement de l’AG, leur rôle et les enjeux de l’AG !

• Préparer l’assemblée avec les pièces jointes associées
• Envoyer les invitations des participants par email
• Gérer les procurations avec ou sans intention de vote
• Préparer le module de votes par correspondance choisi, en toute légalité

Vous voilà déjà bien armés pour lancer l’organisation de votre assemblée en ligne (ou hybride).

AG-Connect & OHME : au service des associations

On en profite pour vous présenter un nouveau partenaire de OHME. On vous l’a déjà dit, des solutions en ligne pour accompagner votre association et sa gestion, il y en a de plus en plus !

Aujourd’hui, on vous présente AG-Connect, avec qui on a échangé il y a peu.

AG-Connect : La solution pour les assemblées générales connectées à distance

Alors en quelques mots, AG-Connect, c’est quoi ? Comme OHME, c’est une plateforme en ligne. Mais AG-Connect est dédiée à la gestion globale d’assemblées générales que ce soit en présentiel, à distance ou bien en mode hybride (c’est-à-dire avec des participants en présentiel, et d’autres en ligne). Quatre points à retenir de cette solution :

• solution sécurisée en conformité bien sûr avec la législation
• permet la dématérialisation du processus de l’assemblée, de A à Z
• accessible depuis tous les supports : ordinateur, tablette, smartphone
• présentiel et distant : tout est synchronisé !

L’objectif d’AG-Connect est justement de proposer une solution sécurisée et responsive, pour permettre aux équipes responsables de l’association de mener une assemblée générale plus inclusive et rassemblant un maximum de membres. La prise de décision est aidée et légitimée par une participation à la fois en présentiel et en ligne.

Rendez-vous sur AG-connect pour en savoir plus sur la plateforme !

OHME, pour bien gérer votre communication avant, pendant et après votre assemblée générale

C’est dans tout votre process de communication que votre base de données OHME va bien vous aider !

• créer un segment à partir de vos étiquettes de contact
• envoyer un emailing (ou un courrier) pour les convoquer à l’assemblée générale (et pourquoi pas, un rappel pour ne pas oublier, ça ne mange pas de pain !) en expliquant bien l’intérêt et les enjeux abordés dans l’AG
• envoyer un emailing avec le lien de connexion pour y participer
• remercier les participants/votants pour leur implication
• envoyer le récapitulatif avec un éventuel bilan de l’année et les grandes décisions prises vis-à-vis du projet associatif

Bon, et évidemment, chez OHME, on n’est pas des partisans du tout-en-ligne : les associations sont un vecteur de lien social trop important. Et on est surtout partisans de la convivialité. Alors, si vous en avez la possibilité : un petit pot après l’assemblée générale, c’est encore ce qu’il y a de plus sympa pour renforcer les liens avec vos membres !