Une tombola d’association, comment l’organiser ?

Comment une tombola peut permettre à votre association de récolter des fonds rapidement ?

Qu’est ce qu’une tombola ? 

Pas toujours évident pour les associations de trouver de nouveaux moyens de financement : et pourquoi pas organiser une tombola ?

La tombola repose sur le même principe que celui du loto. Le principe est de vendre des tickets, chacun avec un numéro différent. Ensuite, on effectue un tirage au sort, avec un lot remporté à chaque tirage. C’est un moyen « facile » et rapide de récolter des fonds, souvent utilisé par les petites associations. C’est aussi l’occasion de créer un moment convivial lors du tirage au sort.

Il existe différents types de tombola :

• la tombola classique,
• la tombola avec des tickets à gratter
• la tombola avec des tickets qui offrent une deuxième chance. 

Où trouver les lots de tombola ? 

Plusieurs solutions s’offrent à vous : vous pouvez demander aux partenaires et aux membres de votre association et en général vous avez la possibilité de démarcher des commerçants, des marques, des entreprises, en explicitant bien le but de cette tombola. En échange, les partenaires demandent, en général, la mention de leur nom ou l’apparition d’un logo à l’impression des tickets ou au cours de la remise des lots. N’hésitez pas aussi à solliciter votre mairie !

Pensez à surtout prendre de petits lots pas très chers, mais qui peuvent être utiles : des lots pour les enfants par exemple, des livres, des coques de téléphone, des mugs, des gourdes… Et bien sûr, quelques lots chouettes qui vont donner envie aux gens de tenter leur chance !

L’organisation d’une tombola traditionnelle par une association

Les tickets de tombola traditionnels

Les tickets de tombola doivent être imprimés seulement après avoir eu une autorisation et après avoir fixé la date de la tombola. Pour les tickets de tombola, il y a des règles à suivre : 

• Le nom de la personne qui a acheté le ticket doit apparaître sur le billet.
• Le nom de l’association, la date de la tombola, le numéro du ticket et le prix auquel il a été vendu doivent figurer sur le billet. 

Vendez vos billets dans une tranche de 5 à 10 euros, ne faites pas des prix trop élevés vous aurez beaucoup moins de succès. 

Les outils pour organiser une tombola en ligne

Comme dans de nombreux domaines de la gestion associative, des outils en ligne sont nés. Et oui, il existe même des tombolas en ligne maintenant !

Notre partenaire HelloAsso propose notamment cette fonctionnalité :

Mais vous pouvez aussi regarder du côté de GoTombola, ou de OnParticipe.

Quelques règles à respecter dans l’organisation d’une tombola

Bien évidemment une tombola demande beaucoup d’organisation, mais elle est également encadrée et soumise à certaines règles qu’il faut respecter : 

La demande d’autorisation

Pour commencer vous devez savoir que : 

• Votre association doit être dans le cadre d’une action caritative, une animation sociale, ou une activité sportive, culturelle ou artistique. 
• La tombola ne doit porter que sur des gains mobiliers. 
• L’association doit avoir pour statut la bienfaisance, l’encouragement des arts ou la pratique d’une activité sportive. 

La première chose est de faire sa “demande d’autorisation” auprès de la mairie pour pouvoir organiser sa tombola (ou auprès de la préfecture de police si vous êtes à Paris).

Attention, pour être autorisée, les frais de la tombola ne doivent pas dépasser 15% du montant collecté. Vous devez donc consacrer 85% des fonds à l’objectif de base de l’organisation de votre tombola, logique ! En cas de non respect de ces règles, une amende peut vous être imposée.

Dans le cas où le dépassement est de plus de 7500 euros, l’association est obligée de montrer son bilan financier. Dans le cas exceptionnel où le dépassement est de plus de 30000 euros (il paraît que ça peut arriver…), l’accord du directeur départemental ou régional des finances publiques sera demandé.

Le règlement de la tombola 

L’association qui organise sa tombola doit fournir un règlement en mentionnant notamment les éléments suivants : 

• Les informations légales de l’association (nom, siège social…) 
• Le prix du ticket de tombola
• Le but de la tombola
• La procédure du tirage au sort
• Les dates de début et de fin de la tombola
• Le processus de distribution des lots 
• Le délai pour pouvoir retirer son lot

Le déroulement de la tombola d’une association

La vente des tickets

Impliquez au maximum les membres de l’association dans la vente des tickets de la tombola. Plus vous en vendrez, plus cela rapportera ! Vous pouvez récompenser le meilleur de vos vendeurs en offrant par exemple un des lots ; cela amène un peu de compétition et de challenge ! Ça marche en général très bien avec les enfants! 😉

Le tirage au sort

Le tirage au sort peut être fait par une personne de l’association, vous pouvez également faire appel à un huissier pour plus de professionnalisme. 

S’il s’agit d’une tombola en direct, le mieux est de remettre les lots en main propre. 

L’occasion de passer un bon moment dans la bonne humeur avec les participants. 

Dans le cas contraire, si votre tombola est en ligne, on vous conseille de faire livrer les lots. Faîtes suivre votre colis, envoyez le en recommandé pour plus de sécurité. 

Un délai sera fixé pour les personnes absentes. Une fois le délai dépassé, les lots sont soient réutilisés pour une prochaine tombola ou bien redistribués à des organismes sociaux. 

Une tombola demande une grande organisation que ce soit au niveau du matériel ou de l’administration. Assurez-vous que votre association respecte bien toutes les règles citées dans l’article. Il ne vous reste plus qu’à passer un bon moment avec les participants dans la joie et la bonne humeur !