Comment maintenir à jour la base de données de son association ?

Et puis, c’est un peu comme un bureau, quand les dossiers s’empilent, il devient de plus en plus difficile de faire place nette. Alors, pour vous aider, Emma s’est mise dans la peau de Marie Kondo, la reine du rangement, en appliquant quelques principes simples à votre nouveau CRM !

Souvenez-vous, qu’avant l’été, c’est toujours une bonne idée de faire un petit coup de ménage, pour partir en vacances avec une base de données propre, et prête à être bien utilisée à la rentrée !

Définir les règles principales du remplissage de la base de données associative

Pour pouvoir assurer un remplissage constant et complet de la base de données au fil du temps, il faut avoir des règles claires. Pour cela, n’hésitez pas à passer en revue les différentes étapes de remplissage de la base en décortiquant pas à pas les bonnes pratiques attendues. C’est un exercice qui peut avoir l’air un peu fastidieux, mais qui sera finalement très utile pour statuer sur les règles de remplissage ; et crucial pour les partager efficacement avec votre équipe. Donc, on se retrousse les manches une bonne fois pour toutes !

Les informations à remplir

On commence par la base : quelles sont les informations à remplir à l’ajout ou à l’enrichissement d’un contact ? C’est important car c’est ce qui va déterminer ensuite la connaissance de vos contacts, et donc la puissance de votre segmentation d’association.

Demandez-vous notamment : quels sont les champs obligatoires ? (et paramétrez-le directement si ce n’est pas déjà fait), quels sont les champs à remplir pour tel type de contact ? (exemple : ceux qui ont l’étiquette Donateur ou l’étiquette Partenaire).

La nomenclature à utiliser

Pour pouvoir travailler sur une base claire, il est important de travailler avec des données normées. Demandez-vous de quelle façon un contact doit être renseigné à chaque étape ?

• Est-ce que le nom est en majuscule ou en minuscule ?
• Est-ce que vous utilisez des tirets pour les noms composés ?
• Est-ce que la civilité est bien remplie ?

Le remplissage automatique de la BDD par les applis connectées

Pour ne pas perdre d’informations, n’hésitez pas à vérifier que la correspondance des champs est bien réalisée entre OHME et l’application partenaire. L’objectif étant de vous assurer que vous ne perdez aucune information issue des applis qui pourrait vous intéresser et enrichir votre base.

« N’hésitez pas à vérifier régulièrement que les données rentrées par les membres de votre communauté sont ajoutées correctement ! Le but n’est pas de faire la police, mais de rappeler les règles importantes s’ils n’ont pas eu l’information, ou s’ils ont manqué de rigueur ! (Ça arrive même aux meilleurs !) »

Emma

Les règles de catégorisation

Enfin, il est important de bien préciser toutes les règles liées à la catégorisation des contacts de votre base :

• Les moyens de catégorisation des contacts : les étiquettes, les champs personnalisés, les groupes, les segments (qui concernent-ils ? quelles sont les conditions d’attribution ?)
• Le paramétrage des interactions : qu’est-ce qui justifie la création d’une nouvelle interaction ? Qu’est-ce qui doit être renseigné ? Dans quelles conditions doit-elle être ajoutée à un contact ?
  Par exemple, c’est s’assurer qu’à chaque événement, tout le monde ne recréée pas une catégorie ou un type d’interaction différents ! alors qu’il y a déjà eu 12 gala réalisés et répertoriés d’une certaine manière… Vous avez l’idée ?

« Dernière petite astuce, vous pouvez ajouter la liste des segments à ne pas supprimer, histoire d’éviter la mauvaise manipulation alors que vous utilisez quotidiennement ces segments ! »

Emma

Mettre à disposition les bonnes pratiques liées à la base de données associative à un seul endroit

L’idée de base est de centraliser toutes ces bonnes pratiques, afin d’éviter que des informations contraires ou désuètes ne tournent dans votre équipe.

Conserver les bonnes pratiques dans un guide

La première chose à faire, une fois que toutes ces règles sont répertoriées, est de bien les centraliser dans un guide. Et on a bien dit, 1 guide (pas 2 !), listant l’ensemble de ces bonnes pratiques.

Le guide doit être :

• consultable par tous les utilisateurs et utilisatrices – les anciens comme les nouveaux
• de préférence en ligne, pour éviter les PDF obsolètes téléchargés
• régulièrement mis à jour.

Voici un exemple qui pourrait vous aider à le construire :

Partager les bonnes pratiques en équipe

Il est primordial de partager les bonnes pratiques en équipe pour permettre à chacun de les appliquer et d’adopter à son rythme l’outil. C’est comme ça qu’on éviter les double-saisie, et les fichiers doubles…

La première chose à faire est donc de s’assurer que tout le monde utilise le même outil ! Ça paraît évident, mais parfois, des membres de l’équipe sont laissés de côté : soit parce que les accès utilisateurs sont payants, ou simplement car personne n’a le temps de les former…

N’hésitez jamais à bien prendre le temps de former vos équipes, et tout particulièrement celles qui ne sont pas à l’aise avec le digital, ou que vous avez pu observer comme étant généralement réticentes au changement. Souvenez-vous que minimiser le temps passé en formation, c’est prendre le risque de braquer quelques personnes perdues face à un nouvel outil. Et on vous assure qu’il sera plus difficile ensuite de les encourager à l’adopter !

Enfin, une base de données maintenue à jour est une base de données utilisée : encourager vos équipes dans la prise en main, pour que la plateforme devienne indispensable à leur quotidien (avec des tâches & rappels par exemple).

« N’oubliez pas de bien partager toutes ces informations à tous les membres de votre équipe (élargie !) afin que votre base de données soit utilisée collectivement. Cela limite le risque de double-saisie : le but n’est pas d’avoir d’un côté votre CRM et de l’autre un fichier excel géré individuellement par une personne ! »

Emma

Faire du nettoyage régulièrement

Vos parents vous l’ont répété ? Emma le fait aussi.

C’est important de repasser régulièrement sur votre base, pour ne pas accumuler des données inutiles, mal remplies. Si des champs sont mal remplis ou manquants, mieux vaut s’en rendre compte rapidement !

Vérifier que vous pouvez communiquer correctement avec vos contacts

La recherche avancée de OHME va vous aider à vérifier que les adresses mails sont bien valides.

Pour cela, utilisez les critères de recherche : Emails non délivrés de manière permanente.
Au passage, cela vous permettre de ne pas biaiser vos taux d’ouverture en envoyant des mails à des personnes qui ne les recevront jamais (en ajoutant, tant qu’à faire, le critère Blacklist).

Pour vérifier que les adresses postales sont bien valides et complètes, utilisez la recherche avancée en indiquant Adresse postale est incomplète, et vérifiez que le pays est renseigné.

« Au passage, rappelez-vous que le RGPD contraint votre association à collecter certaines données (mais pas toutes !). Si vous avez un doute, vous pouvez consulter le mémento de France Générosités. »

Emma

Vérifier que vos contacts & structures respectent bien les règles de remplissage fixé

Hé oui, il faut parfois contrôler ce qui est fait par vos collègues. Ils n’y mettent sûrement pas de la mauvaise volonté, mais ils peuvent manquer de rigueur. Et c’est normal !

Pour suivre le remplissage au moins des principales informations, vous pouvez utiliser la recherche avancée sur OHME (décidément, votre meilleure amie !)

• Est-ce que tous vos contacts ont une étiquette ?
• Est-ce que le champ téléphone est bien rempli ?

OHME a une autre fonctionnalité qui va bien vous aider : l’outil de reconnaissance des potentiels doublons ! Un petit bijou pour nettoyer votre base de données. Elle va vous permettre d’identifier et donc de supprimer d’éventuels doublons de votre base de données associative.

Enfin, pour aller plus loin, n’hésitez pas de temps en temps de supprimer les personnalisations de votre CRM que vous n’utilisez pas. Cela peut être, par exemple, les étiquettes obsolètes, les catégories / types / libellés d’interactions qui n’ont finalement jamais été utilisés

Et la petite astuce d’Emma pour finir :

 « Pour ne pas oublier de faire un petit ménage de printemps en équipe, vous pouvez vous mettre un rappel sur OHME ! »

Emma, notre Marie Kond’OHME 😉

Voilà déjà quelques bonnes habitudes à adopter pour maintenir la base de données de votre association à jour. C’est une petite discipline à adopter pour gagner beaucoup de temps sur le long terme !