Comment se déroule le déploiement de votre CRM ?

Le déploiement c’est ce que les associations redoutent le plus, lorsqu’elles décident d’adopter un nouveau CRM. Pourtant, si cela demande un peu de rigueur et de méthodologie, il n’y a rien d’impossible ! On vous explique comment ça se passe.

Alors concrètement, comment se déroule le déploiement de votre CRM ?

La toute première chose à noter et qui vaut à chaque étape du processus : c’est de ne pas se mettre la rate au court-bouillon en voulant faire ça rapidement. Inévitablement, un déploiement implique de prendre le temps de comprendre le fonctionnement de son CRM, d’en tester les fonctionnalités, et de se former pour bien utiliser votre base de données.

En voulant faire les choses rapidement, le risque d’erreur sera plus grand. Et si vous déployez votre CRM à l’envers, cela risque de créer quelques complications : autant éviter ça !

1ère étape :  Impliquer toute votre équipe

Le déploiement d’un CRM se fait, de préférence, en équipe pour que la base de données soit et reste pertinente pour tous les membres de l’équipe tout au long de son utilisation.

Alors commencez par définir ensemble : 

• les données à centraliser : à chacun de lister les données collectées dans sa fonction, ou qu’il aimerait collecter dans le futur
• les champs personnalisés à configurer, qui vont découler de ce listing de données
• et enfin les étiquettes de contacts et de structures qui permettront de créer de grandes catégories de ces deux groupes.

N’hésitez pas à vous référer aux recommandations d’Anaïs sur le sujet : elle vous explique pas à pas comment organiser une réunion efficace avec votre équipe !

2ème étape : Configurez votre CRM

Une fois tout le monde est d’accord sur l’organisation des informations dans votre futur CRM, il est temps pour vous de le configurer.

• Commencez par créer les différents profils utilisateurs qui ont des niveaux de droits potentiellement différents tant sur la visualisation, l’ajout, la modification ou la suppression de données
• Puis créez les champs personnalisés dans votre CRM, organisez-les si possible dans des familles de champs pour aider vos utilisateurs à s’y retrouver
• Et enfin ajoutez les informations légales pour la génération des reçus fiscaux. Vérifiez bien que votre modèle de reçu fiscal correspond à vos besoins et qu’il contient toutes les informations attendues.

Pour bien comprendre comment tout cela marche, n’hésitez pas à consulter la rubrique d’aide de notre plateforme ! Vous y trouverez pas mal de ressources !

🔧 Envie de faire un tour dans les section Paramètres de OHME ?

3è étape :  Connectez vos outils

C’est le moment de connecter les applications partenaires pour remonter vos données de manière totalement automatique ! Vous allez voir, c’est un vrai bonheur : toutes les données issues de ces solutions remonteront d’elles-mêmes en une fois, puis au fur et à mesure.

S’il y a certaines données spécifiques sur vos outils partenaires à remonter sur votre CRM, alors faites une correspondance des champs entre les champs de votre outil partenaire et ceux de OHME. Cela permettra de rendre la connexion vraiment fluide et de ne pas perdre d’informations.

Une fois la correspondance des champs faite, vous n’aurez plus à vous en occuper. OHME s’occupera de remonter les informations de manière totalement automatique plusieurs fois par jour !

4è étape : Nettoyez vos fichiers excel

Avant de passer à l’import à strictement parler, il est nécessaire (même si vous aimeriez y couper !) de nettoyer vos fichiers actuels. Collectez tous vos fichiers excel ou votre base de données actuelle. On vous recommande de jeter un œil plutôt rigoureux et ce, afin de détecter les anomalies actuelles de votre fichier, les données inutiles, et toutes celles qu’il est bon d’archiver. L’import n’est pas une étape facile, alors faire cet effort au préalable vous permettra ensuite de gagner du temps. Vous limiterez ainsi le nombre d’erreurs détectées par notre système. Et puis, à terme, dites-vous que cela vous évitera d’accumuler des données inutiles ou fausses sur votre nouveau CRM. Ce n’est pas parce que vous pouvez ajouter des contacts sans limite qu’il faut importer n’importe quoi ! 😉

5è étape : Démarrez l’import

Une fois ce gros ménage réalisé, vous pouvez (enfin !) importer votre base actuelle. Sur OHME, notre système d’import vous guide pas-à-pas dans cette démarche. Vous pouvez notamment compter sur la correspondance des champs, afin de faire matcher les données de votre excel avec les champs de votre nouveau CRM – c’est indispensable ! Notre système détecte les lignes comportant des erreurs : par exemple si vous avez un champ date au lieu d’un champ de paiement, il vous en notifie. De cette manière, vous pouvez directement corriger la donnée.

Dernière étape : Faites une dernière repasse

OHME peut vous aider à finaliser votre import en vous permettant de faire un dernier petit ménage. Le système de repérage des doublons va vous aider à nettoyer les doublons, et éventuellement à fusionner les contacts en double ! Vous pouvez avoir de grosses surprises ! On vous conseille aussi d’identifier les emails ou les adresses postales manquantes (selon les préférences de communication de vos contacts) pour vous assurer que ces contacts reçoivent bien vos différentes communications, quel que soit le support utilisé.

Et voilà ! c’est le moment idéal d’inviter les nouveaux utilisateurs à utiliser votre nouvelle base toute propre ! Pour cela, rien de plus simple : assignez-leur le profil utilisateur adéquat, et envoyez-leur l’invitation !

On vous félicite pour le travail accompli ! Vous y avez sûrement passé du temps, mais n’oubliez pas que c’est pour mieux en gagner dans le futur ! 😉

Crédit photo : Mikael Blomkvist