Utiliser un CRM : pourquoi les associations s’y mettent aussi ?

La ou les associations dont vous faites partie se demandent si elle doivent utiliser un CRM ? C’est une question que se posent de nombreuses associations en transition numérique. Beaucoup ont déjà adopté des formulaires de paiement en ligne, et des solutions emailing. Le résultat ? Une émergence du besoin de bien (ou mieux) gérer ses données en ligne.

Qu’est-ce qu’un CRM associatif ?

Si vous êtes responsable associatif et qu’on vous demande : quels types de contacts gérez-vous ? Vous répondrez sûrement…

• des bénévoles
• des donateurs, des mécènes
• des adhérents, souvent particuliers, parfois institutionnels
• des participants à nos événements
• des sympathisants
• des partenaires : autres associations, entreprises, collectivités
• des acteurs de l’accompagnement associatif
• une fédération, des membres d’un réseau associatif
• des prestataires

Et cette liste n’est bien sûr pas exhaustive et peur être étendue, en fonction de la typologie des activités de votre association.

Le logiciel CRM est donc là pour accompagner la stratégie de gestion de contacts de l’association, grâce à :

1. une centralisation de tous les contacts et de leurs données sur une base de données propre
2. une catégorisation manuelle et automatique des contacts en fonction de leurs données, de leurs paiements, de leurs interactions avec les représentants de l’association
3. une automatisation possible (mais pas obligatoire) des processus liés à la communication (notamment emailing).

Pour 90% de nos associations clientes*,
le bénéfice n°1 de l’utilisation de OHME est la centralisation des contacts.

*Parmi les 98 structures clientes ayant répondu à notre enquête (mars 2021).

Un outil CRM est donc un outil en ligne qui se connecte aux outils déjà utilisés par votre association : formulaires de paiement, formulaires d’inscription, solution emailing, logiciel de comptabilité… Les informations sont envoyées de ces outils vers le CRM (ou inversement) pour centraliser, catégoriser et croiser toutes ces données entre elles afin d’en avoir une utilisation plus efficace !

Un logiciel CRM pour bien communiquer avec tous les contacts de son association

On l’a vu, une des particularités des associations ? La grande diversité de leurs contacts ! Et tous ces contacts doivent être suivis de près pour permettre une relation la plus privilégiée possible, grâce à des informations centralisées.

• des coordonnées
• des typologies, qu’on appelle étiquette chez OHME : donateur, adhérent, partenaire etc,
• des types de paiement, avec une date, un moyen, un montant etc
• des interactions spécifiques : une inscription à un événement, une rencontre, un échange téléphonique…

Une fois cette centralisation opérée, il est plus facile pour les différents membres de l’association d’utiliser ces informations à bon escient. Un trésorier vérifiera les paiements effectués ; un responsable communication pourra segmenter en fonction des interactions ou du taux d’ouverture de ses emailings : un responsable de collecte pourra trouver en quelques clics les plus grands donateurs à contacter, etc…

Communiquer ensuite avec ces différentes communautés sera plus facile, puisque les messages pourront être adaptés aux spécificités, aux attentes de ces groupes de personnes. Manuellement, suivre ces

Un CRM est avant tout un outil de gestion de son association

Gestion, communication et reporting : voici les 3 domaines qui vont être largement améliorés par l’utilisation d’un logiciel CRM dans une association.

Faire gagner du temps à toute l’équipe, permettre à tout le monde d’être plus efficace, limiter les tâches rébarbatives : voilà quelques avantages hyper concrets pour un responsable associatif ! D’ailleurs, nos associations clients reconnaissent que le critère n°1 dans leur prise de décision d’adoption de OHME a été l’enjeu de performance : comment faire gagner du temps à leur équipe !

Voici les principales fonctions que l’on peut retrouver sur un CRM associatif :

• Automatiser des actions récurrentes, comment l’envoi du reçu fiscal, ou l’envoi d’une relance d’adhésion
• Qualifier et catégoriser la base de données de contacts : bénéficiaires, bénévoles, adhérents, donateurs et mécènes
• Répondre aux contraintes imposées par le RGPD
• Segmenter la base de données en enregistrant des groupes de contacts selon certains critères
• Personnaliser au maximum les actions de communication et de marketing et ainsi améliorer le taux de conversion
• Identifier les contacts inactifs pour les réactiver, identifier les grands donateurs, identifier les contacts ultra-engagés dans son association
• Automatiser certaines tâches manuelles récurrentes qui prennent du temps aux équipes sans qu’il y ait de valeur ajoutée, comme, par exemple, mettre à jour les coordonnées d’un contact, archiver les contacts

Un CRM pour protéger les données des membres de son association

Un dernier point enfin, pourtant très important, est la question de la protection des données. Une association gère bien souvent des données sensibles ou du moins, personnelles. Ces données sont donc soumises à une réglementation stricte, en France et dans l’Union Européenne. Les données doivent être hébergées sur des serveurs installés en Union Européenne pour respecter les normes propres au RGPD. La question de la « nationalité » du logiciel peut donc permettre une plus ou moins grande confiance dans la sécurisation des données.

De même, la question de l’accès des utilisateurs à ces données personnelles est à prendre en compte, et à réfléchir dans votre association. Une base sécurisée et centralisée avec toute votre équipe est un bon moyen de respecter le RGPD sans trop de complexité, notamment grâce à l’utilisation des droits utilisateurs. Les droits utilisateurs permettent de limiter l’accès aux données, selon les profils de ces utilisateurs. Par exemple, un bénévole n’aura pas les mêmes accès aux données personnelles que le secrétaire de l’association !

Une tarification du CRM adapté aux associations

Le nombre de solutions dédiées aux associations explique aussi l’engouement des associations pour les logiciels CRM. Avant la naissance des CRM associatifs, les associations devaient se tourner vers des CRM dédiés aux entreprises, non-adaptés aux besoins des responsables associatifs et surtout, souvent très chers. Aujourd’hui, il est possible de trouver des outils adaptés au budget des associations. OHME propose l’entièreté de ses fonctionnalités à un prix fixe, quels que soient le nombre de contacts et d’utilisateurs. La seule condition de tarification est le budget annuel de l’association. Cela permet aux acteurs du secteur de se procurer une solution 100% adaptée, personnalisable et vraiment abordable.

Le prix de OHME est le critère n°2 d’adoption de OHME par nos associations clientes ; la performance de notre CRM étant le 1er.

Dans un contexte de plus en plus difficile pour les associations

Si les associations s’y mettent de plus en plus, c’est que les enjeux associatifs n’ont pas baissé ces dernières années : au contraire. L’outil CRM s’avère être des plus utiles :

• pour réussir à engager des personnes dans son association
• pour adapter sa communication avec un objectif d’information, de sensibilisation ou d’engagement
• pour mieux connaître et fidéliser tous ses soutiens
• pour gagner du temps dans la gestion administrative de son association.

C’est vraiment un outil qui a pour objectif d’accompagner l’association sur le long terme. C’est pourquoi il faut prendre en considération l’évolutivité du logiciel. Il y a de fortes chances pour que vous soyez plus efficaces dans la gestion de votre association, et que donc vous puissiez augmenter les ressources dédiées à votre association.
Le CRM doit donc être capable de prendre en charge un nombre grandissant de membres, mais aussi de proposer des fonctionnalités avancées pour s’adapter aux évolutions de l’association et à sa professionnalisation.

Si vous êtes responsable associatif, n’hésitez pas à tester OHME pour votre association : 15 jours de test gratuits vous sont offerts, pour découvrir la plateforme.