Comment bien gérer les relations de votre association avec des personnes morales ?

Peut-être que ce confinement va vous donner un peu de temps pour mettre à plat votre gestion de contacts, notamment les contacts de structures avec lesquelles vous collaborez.
En tout cas, si vous n’avez pas encore essayé notre plateforme, c’est le bon moment ! 😉

Qu’est-ce qu’une personne morale sur OHME ?

On vous a déjà pas mal parlé de la gestion de donateurs, d’adhérents, de bénévoles. Mais il y a aussi des relations plus spécifiques – parfois plus individuelles – à gérer dans une association avec des personnes morales comme par exemple :

• des partenaires financiers,
• des entreprises mécènes,
• des collectivités
• des acteurs de l’accompagnement associatif
• des partenaires sur le terrain : entreprises, associations, collectivités…
• des associations affiliées
• des médias
• et bien d’autres : à vous de lister les structures avec lesquelles vous collaborez !

Et comme on sait que la gestion de ces contacts peut aussi avoir de gros enjeux, on a développé plusieurs fonctionnalités sur OHME, pour justement vous aider à mieux les suivre.

Chez OHME, on référence l’ensemble de ces organisations diverses, sous le terme de Structures.

Les enjeux de communication avec une personne morale

La problème souvent remonté par nos associations est de ne pas réussir à avoir une vue globale des relations qu’ont différents membres de l’association avec une entité.

Par exemple : le.a responsable bénévoles va être en lien avec le.a directeur.rice RH d’une entreprise sur la partie Mécénat de compétences ; pendant que le.a directeur.rice d’association aura pour point de contact privilégié le.a responsable RSE de l’entreprise.

Si je souhaite retrouver l’historique du partenariat avec cette entreprise fidèle, difficile de m’y retrouver si tout n’est pas centralisé ! Et on le sait, ces relations sont souvent cruciales pour une association, et doivent être soignées et suivies dans le temps.

Ce qui est donc essentiel :

• Avoir bien identifié les différents contacts d’une structure et leurs fonctions/rôles vis-à-vis de votre association
• Suivre les différents points de contact avec ces personnes, les sujets abordés, les engagements pris
• Avoir une vue d’ensemble, à tout moment, de la communication entretenue avec la structure globale
• Pourvoir apprécier l’engagement de la structure vis-à-vis de votre association grâce aux différentes interactions, à différents niveaux de votre relation avec la structure
• Partager les différentes interactions, de manière transparente, avec les collaborateurs concernés – même indirectement.

L’avantage du CRM OHME est que chaque collaborateur pourra ajouter ses propres contacts, ainsi que ses propres interactions avec la structure quelles qu’elles soient.

La gestion des contacts et des structures sur OHME

La principale fonctionnalité qui va vous intéresser sur OHME concernant les personnes morales est la fonctionnalité Structures. Concrètement, sur OHME, chaque contact peut appartenir à une structure. Et inversement, une structure peut être reliée à plusieurs contacts.

Mes structures

Lorsque vous vous rendez dans la section Mes Communautés, vous avez accès à la section Mes Structures qui répertorie toutes les structures que vous ou vos collaborateurs aurez ajoutées.

Dans chacune de votre structure, vous retrouverez 3 onglets :

Les détails de votre structure

Ce sont toutes les informations que vous souhaitez suivre sur votre structure. C’est vous qui créez ces champs en fonction de vos besoins. Cela peut-être un secteur d’activité, un type de partenaire, des coordonnées, etc… A vous d’y mettre les informations que vous avez besoin de suivre.
Le seul champ natif automatiquement présent à la création de la structure est l’adresse postale.

Les contacts de la structure

Ce sont tous les contacts de votre base appartenant à cette structure.
Par exemple, si vous utilisez du mécénat de compétence, ce peut être les différents employés d’une entreprise qui collaborent avec vous. Ce peut être vos différents interlocuteurs dans une fondation qui vous accompagnent sur un projet, etc…

Les interactions

Dans chaque structure, vous retrouvez l’ensemble des interactions que vous avez eues avec avec les contacts de cette structure. Vous trouverez les interactions classiques, remontant automatiquement comme :

• les interactions liées à vos emailings : réception, ouverture, clic
• les paiements : dons, adhésions, billetterie, boutique

mais aussi les interactions personnalisées que vous ajoutez à vos contacts.
Elles peuvent être multiples :

• entretien téléphonique,
• participation à un événement, à une assemblée générale,
• échange d’emails,
• rendez-vous (accompagné des notes, ou d’un compte-rendu), etc…

On vous laisse imaginer toutes les interactions qui seraient pertinentes pour votre association !

Les petits + de OHME pour votre association

Bon, nous, on trouve que ce sont des gros + ! Mais on vous laisse en juger par vous-même….

• Vous pouvez ajouter autant de structures que vous le désirez sur OHME.
• Un contact peut appartenir à plusieurs structures.
• Vous pouvez définir vous-même l’accès de vos collaborateurs aux structures.
• Vous pouvez joindre des fichiers à vos interactions de structure.
• Vous retrouvez la date de création de chaque structure, le nombre de contacts lui appartenant et la date de dernière interaction avec un de ses membres dans le tableau des Structures.
• Utilisez la recherche avancée dans les structures, pour vous permettre de les utiliser de manière encore plus poussée et pertinente !

Voilà comment la gestion des Structures dans OHME peut épauler votre association !
Pour l’essayer vous-même, c’est gratuit ici ! A bientôt sur OHME !

Crédit photo : Sora Shimazaki