8 fonctionnalités CRM indispensables à votre association

Vous êtes responsable associatif ? Chargé.e de communication en association ? Responsable de relations donateurs ? Qu’importe le titre de votre poste, vous avez sûrement atterri sur cette page car vous êtes à la recherche d’un CRM pour améliorer la gestion de votre asso !

Bonne nouvelle, on s’y connaît pas mal en CRM & base de données chez OHME. Alors voici quelques fonctionnalités CRM cruciales à garder en tête dans votre recherche de l’outil idéal !

Quel rôle joue un CRM pour association ?

L’objectif clé de votre association lors de l’adoption d’un CRM est d’optimiser la gestion des contacts de votre association : membres, mais aussi partenaires, soutiens, interlocuteurs…

Généralement, les principaux types de contacts gérés dans un CRM pour association sont :

• donateurs
• adhérents
• bénévoles
• mécènes
• partenaires
• pétitionnaires
• clients

Gardez bien en tête la diversité de profils de contacts qui interagissent avec votre association pour appliquer les fonctionnalités CRM à vos besoins tout au long de votre quête.

Les fonctionnalités CRM indispensables à votre association

Fonctionnalité #1 du CRM : centralisation tous les contacts de votre base

L’objectif est bien sûr de pouvoir centraliser tous vos contacts (personnes individuelles comme personnes morales) au même endroit : c’est LA fonctionnalité de base d’un CRM pour association. Si cela devait se résumer à une fonctionnalité, c’est d’être une base de données complète où vos données se croisent.

Fonctionnalité #2 : Recherche avancée (filtres, multi-critères) du CRM

Votre base centralisée vous permet ensuite d’aller loin dans la recherche en appliquant des filtres de recherche multi-critères.

Les critères doivent correspondre à vos besoins, autrement dit selon vos types de champs, vos types de paiements – et plus globalement vos types d’interactions. L’objectif est de pouvoir trouver n’importe quelle donnée dont vous pourriez avoir besoin en quelques clics : un contact ou un groupe de contacts, un paiement, le montant d’un paiement, la date d’un appel téléphonique, la dernière interaction avec un contact, etc…

Assurez-vous donc de pouvoir complètement personnaliser les champs de votre outil CRM.

Fonctionnalité #3 : Catégorisation en groupes ou en segments

Ensuite, testez le CRM pour vous assurer que la fonctionnalité de recherche avancée corresponde au besoin de votre association. Par exemple, que vos recherches avancées fréquentes puissent être enregistrées (appelées segments sur OHME), que vous pouvez créer des groupes de contacts, fixes ou dynamiques.

La notion de catégorisation manuelle et automatique est une fonctionnalité importante également. Un contact réalise tel type d’interaction (une ouverture de newsletter par exemple) ? Il est alors catégorisé par le CRM ou ajouté à un segment, à une liste.

Si vous gérez des personnes morales, alors assurez-vous que les structures soient aussi gérées par votre solution : tant dans la recherche avancée, que dans la catégorisation.

Fonctionnalité #4 : Historique des interactions de votre association par contact ou par structure

Chaque interaction que vous avez besoin de suivre doit remonter dans votre CRM. Pour un contact donné, il faut pouvoir avoir accès à toutes ses caractéristiques et tout son historique. Cette fonctionnalité, c’est la fiche-contact sur OHME.

Sur sa fiche, retrouvez :

• ses champs personnalisés,
• ses étiquettes de contacts qui le catégorise,
• toutes ses interactions incluant les paiements qu’il a réalisés, les emailings qui lui ont été envoyés, les évènements auxquels il a participés
• les listes emailing auxquelles il appartient,
• les segments qui le contiennent,
• les groupes auxquels il a été ajouté,
• les potentielles organisations morales dont il fait partie,
• ses statistiques de contact
• et d’éventuelles pièces jointes.

En quelques clics, vous avez tout à portée de main ! Et ça marche de la même façon pour vos fiches de personnes morales.

Fonctionnalité #5 : Connexion avec votre solution-emailing

Cette fonctionnalité-là a souvent la côte auprès des associations ayant un CRM. L’idée est de pouvoir créer des segments dynamiques multi-critères sur votre CRM (ex : toutes les personnes ayant fait un don il y a moins de 6 mois et habitant en Auvergne) et qu’ils soit liée directement à votre solution emailing. De fait, vos listes emailing sont toujours parfaitement à jour !

Si votre association a de forts enjeux de communication, de mobilisation et de fidélisation, alors soyez bien vigilant sur cette fonctionnalité de votre CRM, elle vous fera gagner beaucoup de temps, et vos communications seront mieux ciblées, donc elles auront plus d’impact !

Fonctionnalité #6 : Connexion API ou l’import/export de vos données

Evidemment, votre CRM doit être capable de communiquer avec vos autres outils : c’est à ça que servent les connexions API. Elles permettent de faire communiquer deux solutions en ligne et donc de remonter les données d’une solution à votre CRM. Cette fonctionnalité est un gain de temps précieux pour le déploiement de votre base de membres déjà, mais aussi au quotidien ensuite pour tenir vos données à jour !

Si votre CRM ne propose pas de connexions API, alors assurez-vous au moins qu’il vous permette d’importer et d’exporter toutes vos données à n’importe quel moment. C’est le minimum !

Fonctionnalité #7 : Sécurité des données de votre association

En parlant de données, assurez-vous lors de l’utilisation d’un CRM pour votre association, que celui-ci respecte le RGPD et qu’il protège toutes vos données. Les associations manipulent souvent (pour ne pas dire, toujours !) des données personnelles : vous ne voulez pas les voir revendues sans votre accord. Lisez-donc bien les conditions générales des outils que vous choisissez (particulièrement en cas de gratuité de l’outil !).

Fonctionnalité #8 : Accès CRM sur tous-supports

Enfin, une dernière fonctionnalité CRM à prendre en compte est l’accès à votre CRM en ligne. Nous sommes en 2020 : votre solution CRM doit être utilisable sur ordinateur, mobile et tablette, avec un simple connexion internet. Vous êtes en télétravail, à un événement, en déplacement ? Vous y avez accès et vous pouvez l’utiliser partout.

Voilà selon nous 8 fonctionnalités qui nous semblent tout simplement indispensables aujourd’hui si vous souhaitez adopter un CRM pour booster votre association. Il y a de plus en plus de solutions en ligne dédiées aux besoins spécifiques des associations, qui peuvent être testées gratuitement. C’est le meilleur moyen pour vous faire une idée de vos besoins !

N’hésitez pas à découvrir les fonctionnalités que nous proposons avec notre CRM OHME et à les tester gratuitement pendant 15 jours ; nos équipes vous guideront !