8 conseils pour nettoyer sa base de données Excel

Vous vous êtes décidé.e ? Votre fichier Excel est devenu un cauchemar et vous passez au CRM en ligne pour votre association ! Hé bien on vous félicite ! C’est sûr que vous allez rapidement apprécier de gagner du temps : en tout cas, c’est les retours que nous font nos clients !

On vous en a déjà parlé, une des étapes indispensables au déploiement d’un CRM pour association est le nettoyage de son fichier Excel.

Et si vous n’avez pas encore sauté le pas, et que vous gérez tous les contacts de votre association sur Excel, ces conseils vous seront au moins aussi profitables ! Alors c’est parti !

Pourquoi nettoyer sa base de données ?

Pour importer votre base dans votre nouvel outil CRM, il est recommandé de nettoyer vos fichiers en amont afin de faciliter le travail d’import. Pour importer vos données correctement, le logiciel a besoin de reconnaître les champs de votre fichier pour les faire « matcher » avec les champs du CRM. Pour chaque type de données, il faut donc choisir :

• 1 nom unique de colonnes (par exemple : prénom, code postal, allergies, pointure, niveau d’étude, etc)
• 1 type de champs (numérique, texte, choix multiple…).

Le nettoyage va vous permettre ensuite de vérifier que les champs sont tous bien remplis pour répondre à ces conditions et faciliter la correspondance de vos champs.

Conseil n°1 : Supprimer les lignes en doublon

D’ores et déjà, il y a fort à parier que vous avez quelques doublons dans votre base : un même contact enregistré avec 2 adresses postales différentes par exemple ou avec 2 noms de famille différents.

👉 Notre astuce : Pour supprimer facilement les doublons, utilisez l’outil de dédoublage de Excel :

Conseil n°2 : Harmoniser l’utilisation des majuscules et des minuscules

Vous avez parfois des noms ou des prénoms parfois en majuscule, ou bien en minuscules ?

👉 Notre astuce : Appliquez la formule =NOMPROPRE()

Vérifier que la colonne « Email » ne contient pas de virgule, ou de caractères qui rendent une adresse email inutilisable

👉 Notre astuce : Utiliser l’outil rechercher/remplacer de Excel pour remplacer les , par des . par exemple !

Conseil n°3 : Harmonisez le format des dates

Faites un choix pour le format de la date et tenez-y vous ! Aucune exception ne sera acceptée : JJ/MM, J/M/AA, JJ/MM/AAAA, …

👉 Notre astuce : Si votre fichier comporte 3 cellules différentes pour le jour, le mois et l’année, utilisez la fonction DATE(année;mois;jour), qui vous permet de combiner les 3 cellules en une date.

Conseil n°4 : Harmonisez le format de vos données

N’hésitez pas à harmoniser le format de vos données, afin que chaque colonne n’ait qu’un format à chaque fois. Plus de cohérence permet de pouvoir utiliser ces données de manière exhaustive et pertinente !

Exemple : Si dans votre colonne Civilité, vous avez « Monsieur », « M. », « Madame », « Mme. », « MADAME ».
Cela ne vous permet pas à terme de pouvoir catégoriser vos contacts par civilité, ce qui rend cette colonne, ni pratique, ni analysable.

👉 Notre astuce : Définissez la liste de civilités que vous souhaitez garder (« Mr. » et « Mme. » ou « Monsieur » et « Madame »). Puis utilisez l’outil rechercher/remplacer d’Excel pour remplacer toutes les valeurs non souhaitées en valeurs de votre liste de civilités.

Conseil n°5 : Supprimer les espaces

Il peut y avoir dans votre fichier des doubles espaces ou des espaces inutiles à la fin d’un mot !

👉 Notre astuce : Utilisez la fonction =SUPPRESPACE() de Excel. Elle Supprime les espaces de début et de fin, et les espaces répétés dans le texte.

Conseil n°6 : Vérifier que le contenu de vos colonnes est le bon

Cela peut vous paraître bête, mais on n’est pas à l’abri d’une erreur ou d’un copier-coller malheureux ! N’hésitez pas à bien vérifier que les données de chaque colonne sont les bonnes.

Par exemple, si la colonne « Ville » contient pour certaines lignes des codes postaux et pour d’autres des noms de villes.

👉 Notre astuce : Vous pouvez filtrer sur l’en-tête de vos colonnes pour voir en un clin d’œil le contenu de ces dernières et identifier plus vite les erreurs.

Conseil n°7 : Harmoniser la langue utilisée pour les noms des pays

Cela vous évitera d’avoir des doublons de pays (ex : Switzerland & Suisse), ce qui vous empêchera à terme de pouvoir catégoriser vos contacts par pays. Hé oui, une simple petite erreur et c’est toute la colonne qui ne peut pas être analysée !

Par exemple, pour l’import dans OHME, le système de correspondance des champs n’accepte que les pays en français, donc on évite d’ajouter le pays USA ! 😉

👉 Notre astuce : Utilisez notre liste de pays de référence et partagez-la avec votre équipe, pour que toute votre équipe ait le même référentiel !

Conseil n°8 : Homogénéiser le contenu de vos menus déroulants

Quand vous savez qu’une colonne ne peut contenir que quelques valeurs, pour éviter toute différence d’orthographe, de syntaxe, de majuscule, n’hésitez pas à créer des menus déroulants. Au moment de remplir les colonnes, cela sera plus simple de choisir une des valeurs proposées, notamment si vous êtes plusieurs à travailler sur le même fichier !

👉 Notre astuce : Vous pouvez créer des menus déroulants à partir de la fonctionnalité « Validation des données » dans Excel.

Nos ultimes astuces pour un devenir un pro d’Excel (enfin, surtout pour gagner un temps précieux) 

En bonus, voici quelques fonctions Excel dont vous aurez surement besoin pour réorganiser votre base en un rien de temps (ou presque) :  

=NB.SI()

=NB.SI() : Cette fonction vous permet de compter le nombre de cellules d’une certaine plage de données (une colonne par exemple), qui possèdent la même valeur 

Exemple : Par exemple, si vous avez trié vos paiements par dates et que voulez vérifier que vous n’en avez oublié aucun… =NB.SI(A1:A12; »01/01/2021″)  …vous donnera le nombre de paiements de la colonne A qui ont comme date le 1^er janvier !😉 Pratique, hein ? 

=TRIER()

=TRIER() : Cette fonction vous permet de trier une plage de données selon un ordre précis. 

Exemple : 

Vous pouvez trier les dates dans l’ordre chronologique en appliquant la formule, et en la copiant en F2 et G2. 

=TRIER(FILTRE()

=TRIER(FILTRE()) : Pour aller encore plus loin, vous pouvez les trier en ne filtrant que certaines valeurs ! 

Exemple : Vous considérez les personnes qui donnent plus de 1000€ comme des grands donateurs, vous pouvez les filtrer directement en utilisant Excel, et créer le tableau de paiement des grands donateurs.

=TRANSPOSE()

=TRANSPOSE() Avec ça, vous aurez la possibilité de transformer vos lignes en colonnes, et vos colonnes en lignes, pour adapter tous vos fichiers en un clin d’œil ! 

Exemple : 

Bon, avec tout ça, vous êtes prêts pour vous débrouiller comme un chef sur excel ! Profitez-en pour bien nettoyer vos fichiers : une fois importés sur OHME, vous n’aurez plus besoin de formules casse-têtes : il vous suffira de faire des recherches avancées !

Et si vous en avez marre d’Excel et que vous n’avez pas de budget dans votre association, vous pouvez toujours opter pour l’Offre Découverte. Elle est limitée à 150 contacts (ou structures) mais vous aurez enfin une base de données propre et ce, sans vous arracher les cheveux avec les formules excel ! Testez gratuitement (sans CB) !

Crédit photo : Image de rawpixel.com