5 étapes pour optimiser la gestion de vos contacts avec OHME

Le cœur de métier de OHME, c’est la segmentation. Sa force est de vous permettre de bien connaître vos contacts grâce à une vision à la fois précise et agrégée de leurs caractéristiques.

Maintenant, pouvoir utiliser les fonctionnalités de recherche et de segmentation avancées demande d’avoir bien réfléchi la gestion de sa base de contacts en amont.

Un outil personnalisable

Tout d’abord, sachez que vous pouvez aller très loin dans la personnalisation de l’outil OHME. Il s’agit donc d’en profiter à fond !

Que vous propose OHME ? 
Le début du travail commence dans les paramètres de la section « Vos Communautés ». Et d’ailleurs, c’est bien là que presque tout se joue… 

Dans les paramètres, vous allez pouvoir personnaliser vos étiquettes, vos champs personnalisés et les champs personnalisés de vos groupes. 

Vous vous demandez quelle est la différence ? On est là pour ça !

Les champs personnalisés

Les champs personnalisés sont toutes les informations que vous souhaitez souvent enregistrer sur vos contacts. 

A chaque création de contact, OHME vous propose des champs dits natifs, c’est-à-dire préexistant sur OHME et non modifiables :

Ensuite, c’est à vous de créer les champs personnalisés dont vous avez besoin, en fonction des spécificités de votre activité. Demandez-vous quelles informations vous avez besoin d’enregistrer pour vos contacts.

• Quel relation mon association entretient avec ce contact ? Bénévolat, don, partenaire, mécénat, presse….
• Quelle est la fonction de cette personne ? Ses compétences ? Le nom de son organisation ?
• Quels jours de disponibilité pour un bénévolat ?

Vraiment, cela va dépendre uniquement des besoins de chacune de vos activités. Nos clients disent créer des champs très variés, du numéro de licence, au suivi de vaccination, des jours de disponibilité pour les missions bénévoles au parrainage d’arbres/d’animaux…

Nos astuces : 

Listez tous les 5 grands types de relation que votre association a avec ses contacts.

Pour chaque type de relation, faites le point sur les informations que vous souhaitez collecter. 

Listez les informations qui peuvent être regroupées en un seul champ personnalisable (exemple : si vous collectez la même information pour deux relations différentes)

Pour chaque champ à créer, définissez le type de champ personnalisable : champ texte, menu déroulant, téléphone, champ numérique, date oui/non, menu déroulant à choix multiple…

N’hésitez pas à prendre du temps pour bien réfléchir, avec tous vos collaborateurs, sur les champs personnalisables dont tout le monde a besoin. 

Les étiquettes

L’étiquette va venir compléter (si besoin) vos champs personnalisés. 
On vous conseille de ne pas multiplier les étiquettes, sinon la recherche est plus compliquée, moins efficace.

L’étiquette est donc dédiée aux informations non-catégorisables ou ne pouvant pas rentrer dans les typologies de champs personnalisés. 

Nos astuces :

Vous vous rendez compte que vous assignez une étiquette très souvent ? Alors peut-être faut-il vous demander si il ne vaudrait pas mieux créer un champ personnalisé pour cette information finalement récurrente. 

Les segments

Un segment va vous permettre de regrouper des contacts homogènes, selon les critères que vous aurez définis. 

La spécificité des segments est de se mettre à jour automatiquement. Concrètement, cela signifie que les contacts s’ajoutent et s’enlèvent automatiquement des segments, sans aucune intervention manuelle. 

Un exemple :
vous lancez une campagne de communication pour la collecte de dons sur la thématique Animaux. Votre segment peut être le suivant :

• inscrits à la newsletter (liste emailing)
• Intéressés par la thématique Animaux (champ personnalisé)
• N’ayant pas donné récemment (paiement d’un don il y a moins de 3 mois par exemple).

Bien des segments sont envisageables : les adhérents d’une région, les bénévoles actifs, les nouveaux adhérents, les donateurs ayant arrêté leur don régulier etc…

Nos astuces :

Le segment s’automatise automatiquement : une nouvelle interaction avec votre contact peut influer sur son appartenance à un segment. Pour reprendre l’exemple de la campagne de collecte :

Dès qu’un contact fera un don pour la campagne Animaux, il sera automatiquement supprimé du segment. A l’inverse, si un de vos contacts vous notifie être intéressé par la thématique Animaux, et que vous cochez manuellement la case Animaux dans le champ personnalisé Intérêts, alors il sera instantanément basculé dans votre segment Animaux. 
Ainsi, lors de l’envoi de votre email de relance, votre segment sera prêt et à jour. S’il est déjà relié à une liste emailing d’une solution partenaire : alors elle est elle-même à jour. Il ne vous reste plus qu’à envoyer votre email ! 

Les groupes

Les groupes vont vous permettre de créer des liens entre des contacts de manière manuelle. L’intérêt du groupe est de pouvoir voir en un coup d’œil toutes les interactions que vous avez eues avec ce groupe.
A la différence d’un segment, qui évolue automatiquement, le groupe est immuable s’il n’y pas d’intervention humaine. Si un de vos contacts a été ajouté au groupe, il restera dans ce groupe jusqu’à ce que vous ou l’un de vos collaborateurs l’y enlève manuellement. 

Encore une fois, vous pouvez lister les types de groupes que vous souhaitez ajouter. Attention, si vous souhaitez retrouver tous vos adhérents, ne créez pas un groupe, mais un segment. Cela vous assurera qu’il soit à jour lorsque un adhérent n’aura pas renouvelé le paiement de son adhésion par exemple.

Par contre, si votre association est en contact avec plusieurs typologies de contact sur un projet particulier, ou bien avec un groupe d’employés d’une entreprise mécène, alors vous pouvez les ajouter à un groupe afin de suivre l’historique des interactions avec l’ensemble de cette communauté.

Nos astuces :

Vous pouvez aussi ajouter des champs personnalisés à un groupe. Cela vous permet d’ajouter des coordonnées, des notes, concernant l’ensemble du groupe et non un seul des contacts.
Hyper pratique pour gérer des personnes morales !

Collaborez !

OHME est un outil collaboratif : plusieurs personnes sont amenées à l’utiliser au même moment. 

• Faites ce travail de lister vos besoins en amont
• Validez ensemble l’organisation de vos champs personnalisés
• Communiquez sur l’utilisation à avoir pour une gestion commune et homogène 

Petit à petit, vous allez pouvoir gagner en efficacité et aller de plus en plus loin dans votre segmentation. Bravo !

Crédit photo : Vlada Karpovich