5 conseils pour mieux travailler à distance avec les membres de votre association

Chez OHME, on pratique parfois le travail à distance. Dans ces circonstances de confinement, le télétravail s’applique à tout le monde. Alors, même si nous ne sommes pas une association, on a quelques astuces utiles à vous partager, pour continuer à bien collaborer.

L’objectif de ces conseils ? Vous aider à rester motivés et à collaborer efficacement avec votre équipe ! 💪

Conseil #1 : Clarifier les tâches de chacun

Cela peut paraître un peu taylorien, mais la répartition des tâches est très importante lorsqu’on travaille à distance dans une association :

• Définir un responsable, une personne clé à qui s’adresser en cas de question sur un sujet précis.
• Assigner des tâches à des personnes, avec une date, des commentaires, des tags : vous ne pourrez pas glisser un « au fait, tu penses à tester le CRM OHME ? » à la pause café.
• Prioriser et statuer les tâches : au moins, comme ça c’est clair, vous savez quelle tâche est la plus urgente, vous pouvez dire où vous en êtes, et l’archiver quand elle est terminée.

Et pour cela il existe des outils super pratiques. Chez OHME, on utilise Trello (et c’est gratuit !). Concrètement, comment ça marche ?

Chaque équipe a son tableau avec différentes colonnes qui peuvent être le statut des tâches (à traiter, en cours, bloqué, fini, etc…). Pour chaque tâche, vous pouvez y assigner une ou plusieurs personnes qui recevront des notifications en cas de changement de statut. Vous pourrez y ajouter des liens, des pièces jointes, des images etc.

Conseil #2 : Co-créer

Peut-être aviez-vous l’habitude jusque là de préparer une présentation puis de l’envoyer à votre collègue, qui vous la renvoyait, etc. En soi, cela fonctionne, mais cela entraîne beaucoup d’échanges d’emails, avec le risque de ne pas avoir la bonne version à disposition.

Dans l’équipe, nous préparons souvent des compte-rendus ou des présentations au même moment : chacun y ajoute la partie qui le concerne. Cela fait gagner beaucoup de temps, car chaque collaborateur peut travailler simultanément, où qu’il soit !

Il existe maintenant tout un tas d’outils permettant de travailler sur un document en même temps :

• Framapad
• La suite en ligne de Google : GoogleDoc, GoogleSlides…

Cette question de l’accès simultané à une base en ligne est l’une des raisons qui nous ont poussé à créer OHME.

Proposer une base de données partageable dans l’équipe, à jour à tout moment car pouvant être modifiée par les utilisateurs avec une simple connexion internet !

Besoin d’ajouter les coordonnées d’un partenaire, alors que vous êtes sur le terrain ? Un smartphone suffit !

Conseil #3 : Partager les agendas

Si chacun peut travailler d’où il veut quand il veut, il est néanmoins important de faire preuve d’un peu de transparence sur son emploi du temps. Déjà, cela permet de pouvoir caler des moments avec son équipe :

• un point à jour et heure réguliers pour faire un petit bilan et rebooster les équipes (chez nous, c’est le lundi après-midi – si on est pas très réactifs au support, voilà pourquoi ! 😉 )
• un point (bi-)hebdomadaire avec son manager, ou son collaborateur pour faire un petit état des lieux sur un projet…

N’hésitez pas à partager sur votre agenda les moments où vous n’êtes pas disponibles, qu’on ne vous assigne pas une réunion à un mauvais moment !

Mine de rien, cela permet à tout le monde de travailler en prenant mieux en considération les contraintes de chacun, en évitant ainsi que cela devienne une contrainte pour l’équipe.

Chez OHME, nous utilisons Google Calendar, mais il y a aussi Framagenda, en logiciel libre.

Besoin de caler une réunion importante, à distance, avec beaucoup de partenaires ?
Le mieux est encore de créer un sondage, où chacun met ses créneaux disponibles. La prise de décision est facilitée, en fonction de la majorité. Et ça gagne beaucoup de temps !

Il existe pas mal d’outils de sondage, comme Doodle ou Framadate.

Conseil #4 : Stocker en ligne

Forcément, lorsque tous nos documents sont stockés sur un disque dur ou un serveur interne : il peut devenir difficile de travailler à distance. Besoin de garder ses enfants inopinément ? D’avoir accès à sa base de bénévoles pendant un déplacement ? Pas pratique lorsque rien n’est en ligne…

Alors, bien sûr, il faut faire preuve de vigilance lors de l’adoption des différentes solutions de stockage – notamment sur la confidentialité de vos données et leur hébergement-, mais cela vaut le coup !

Les documents, présentations, fichiers peuvent être stockés sur des espaces de stockage en ligne, comme par exemple GoogleDrive et Dropbox. Pour des solutions libres et non propriétaires, il y a les CHATONS.

Un CRM sécurisé en ligne vous permet aussi de stocker toutes les informations relatives à vos membres – vous pouvez même y ajouter des fichiers.

Conseil #5 : Surtout, communiquer

Plus que jamais, la communication dans l’équipe est clé ! Et travailler à distance pour son association ne signifie pas travailler tout seul dans son coin. Il existe une multitude d’outils permettant de faciliter la communication dans son équipe.

• Slack pour communiquer entre collaborateurs, comme un tchat; mais qui permet aussi de créer des conversations de groupe. Vous pouvez créer des fils de discussion
• Skype ou Zoom pour des conversations de groupe avec partage d’écran
• Pourquoi pas WhatsApp qui peut aussi permettre de communiquer facilement !

Oh, et puis le téléphone existe toujours donc n’hésitez pas non plus à l’utiliser pour échanger, discuter avec vos collègues. 😉

L’astuce de l’équipe OHME
Sur notre Slack, nous avons une chaîne dédiée aux petits bonheurs du quotidien. Quand un client nous envoie un compliment, ou nous fait un retour positif, on le partage avec toute l’équipe. C’est un super moyen de renforcer l’esprit d’équipe et de booster notre motivation ! 💙

En ces temps difficiles de confinement, ne sous-estimez pas l’importance de l’informel !

Prendre des nouvelles de vos collaborateurs, parler de sujets plus légers, garder du lien… Ces petits riens sont très importants dans le travail à distance et plus encore pendant cette période difficile de votre asso.

Une opportunité de changer les habitudes pour le mieux

Ce malheureux changement est aussi une opportunité de voir le travail et la collaboration autrement ! C’est l’occasion de remettre à plat les processus de communication, de collaboration pour en adopter d’encore meilleurs.

Le besoin de mobilité des collaborateurs aujourd’hui est un élément à prendre en compte. Nous l’avions déjà dit dans un article précédent, mais faciliter la collaboration à distance dans son association est aussi un bon moyen de recruter et de fidéliser les acteurs du secteur.

Alors, n’hésitez pas à faire le point sur vos besoins, et testez quelques uns de ces outils.

Pour encore plus d’idées d’outils collaboratifs, retrouvez la fiche PANA (Programme d’Appui au Numérique Associatif) !