5 astuces pour une bonne gestion des données dans votre association

Comment avoir une bonne gestion des données dans votre association ? Voici nos petites astuces pour optimiser la gestion de vos données, en temps comme en efficacité !

Une bonne gestion des données de votre association, ça vous tente ?

Vous n’êtes pas seul.e dans ce cas-là ! Et bonne nouvelle, ce n’est pas du tout impossible. Il suffit de se retrousser les manches, et de mettre les choses à plat avec votre équipe afin d’enclencher un processus sûr. Une fois que vous aurez implémenté les bons outils, c’est-à-dire ceux adaptés aux besoins de vos collaborateurs, alors la gestion des données sera (presque) un jeu d’enfant.

1 / Réaliser un audit de ses données en équipe

Quelles données collectez-vous ? Comment les collectez-vous ? Où sont-elles stockées ? Qui y a accès ? Qui en a besoin ?
Quelles données ne collectez-vous pas ? Pourquoi ?

Commencez par avoir une idée bien précise de la gestion des données de votre association, de ce qui est réalisé actuellement dans et par votre équipe.
Recensez également les besoins : votre collaborateur Mathieu s’occupe des bénévoles, Roselyne des grands donateurs. Chacun d’entre vous doit être impliqué dans l’audit, puis dans la définition du besoin associatif.

• Mathieu souhaite avoir une gestion des bénévoles plus efficace, avec des listes d’emailing à jour en fonction des dates de disponibilité, des types de mission et du niveau d’engagement.
• Roselyne, elle, suit des grands donateurs : elle souhaite avoir une vue précise des interactions avec chacun d’entre eux.

2/ Nommer un DPO

Le sigle DPO vaut pour Data Protection Officer, autrement dit un Responsable de la Protection des Données. C’est un peu le référent en la matière dans votre association. Il est formé sur le sujet, peut conseiller, être en veille sur les questions de données, et être le point de contact en cas de question de vos interlocuteurs.

Mais, attention, le DPO n’est pas responsable de toute la gestion des données ! Comme on vient de le dire, c’est bel et bien un travail d’équipe.

3/ Implémenter une dynamique collective de gestion des données

Chez OHME, on dit souvent que la donnée est un état d’esprit. Car oui, la donnée ça se gère de manière collaborative et régulière. C’est important que tous les collaborateurs fassent l’effort d’organiser leurs données, d’utiliser les outils communs, d’analyser aussi les données. C’est en instaurant une dynamique collective que les habitudes se prendront facilement au sein de l’équipe.

4/ Choisir un outil CRM en fonction des spécificités de l’association

Pas de gestion efficace des données sans une certaine automatisation. Les outils numériques sont là pour vous faciliter la vie et vous faire gagner du temps : tâchez de les utiliser!

Et vos collaborateurs vous remercieront. Car automatiser ne veut pas dire perdre de l’humain. Au contraire, l’objectif est plutôt de supprimer les tâches rébarbatives effectuées manuellement par les collaborateurs. Le résultat est qu’il y a moins de risque d’erreur et que l’on peut se concentrer sur des tâches plus intéressantes !

Adoptez un CRM en ligne et personnalisez-le à vos besoins spécifiques : champs personnalisés, étiquettes, champs de groupes… À vous de les définir en amont, collectivement, afin d’optimiser le déploiement de votre CRM au sein de votre association.

D’ailleurs, pour vous y aider, on a un super article là-dessus : Comment animer une réunion d’équipe pour organiser sa base de données ?

5/ Prendre le temps de l’analyse et itérer

Oui, oui, ça vous semble évident. Mais le faites-vous vraiment ? Assurer le suivi de ses actions de communication est une étape clé : c’est ainsi que vous pourrez tester, apprendre et booster l’impact de vos actions.

On oublie parfois d’assurer le suivi d’une action mise en place :

• Est-ce que l’action a rempli l’objectif fixé ?
• A-t-elle été efficace vis-à-vis de l’objectif ?
• À quelle hauteur ?
• Qui a réagi à l’action ?

Pour chaque action déployée, de la donnée est récoltée. Les analyser permet d’ajuster ses prochaines actions. Puis de nouveau, collectez, analysez, adaptez vos actions…

Vous avez toutes les clés en main pour bien gérer vos données.
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Crédit photo : fauxels